Organisationsstruktur

Von der Holding bis zum Team

 

Organisationsstruktur
Aufbau und Nutzen

Der Schlüssel für ein effizientes betriebliches Gesundheitsmanagement liegt im Aufbau einer Organisationsstruktur, die Ihr Unternehmen detailgetreu abbildet. Dabei können beliebig viele Ebenen in der Organisationsstruktur erstellt und falls bereits vorhanden, automatisiert importiert werden.

Vertinex Software bietet zudem das Feature der Matrixorganisation. Damit können Sie nicht nur das Organigramm abbilden, sondern auch in der Abteilung verbundene Tätigkeiten und benötigte Fähigkeiten hinterlegen. Diese Struktur ermöglicht es, eine größtmögliche Automatisierung bei der Zustellung von Vorsorgen, Unterweisungen, Schulungen oder Kataster zu erreichen. Informationen unterschiedlicher Abteilungen wie die des Arbeitsschutz und der Arbeitsmedizin können ungehindert fließen und erhöhen die Transparenz für alle Mitarbeiter in Ihrer Organisation.

Organisationsstruktur
Funktionen und Vorgehen
Aufbau der Organisationsstruktur

Der Aufbau einer Organisationsstruktur in Vertinex Software lässt sich über einen Datenimport oder manuell erstellen.

Je nach Organisationsgröße und Detailgrad der Struktur, ist dabei der Datenimport aus Programmen wie SAP OrgManagement der effizienteste Weg – auch wegen zukünftigen Änderungen in den Abteilungen. Es kann auch durchaus vorkommen, dass die Struktur aus dem ERP System nicht ausreichend genau ist, da diese oftmals auf Kostenstellenebene aufhören. Sollte dies der Fall sein und eine tiefere Betrachtung notwendig sein, können manuell entsprechende Ebenen eingebaut werden.

Ist der Import einmal richtig eingestellt, können in festgelegten Zyklen die Daten vollautomatisch eingelesen werden.

Nutzen einer Organisationsstruktur

Ist eine Organisationsstruktur richtig und mit einer gewissen Tiefe aufgebaut, sparen Sie sich zukünftig viel Zeit bei der Zustellung von Vorsorgeuntersuchungen und Unterweisungen.

Ohne einer realistischen Organisationsstruktur, die Ihr Unternehmen detailgetreu abbildet, müsste man individuell pro Person Vorsorgen, Unterweisungen und weitere Pflichten zustellen. In der heutigen Praxis ist dies sogar noch häufig die Regel – obwohl es mit einem einmaligen Aufwand sehr viel effizienter und auch effektiver geht, da sich das Wissen aus einzelnen Köpfen in einem System widerspiegelt. 

Matrixorganisation

Wenn Sie den Automatisierungsgrad in der Zustellung von Unterweisungen, Vorsorgen, Schulungen und sonstigen relevanten Pflichten erhöhen wollen, empfiehlt sich der Aufbau einer Matrixorganisation.

Darunter verstehen wir das parallele führen von mehreren verknüpften Strukturen wie beispielsweise

  • Organigramm
  • Tätigkeitsprofile
  • Betriebsstätten
  • Fähigkeiten

Mitarbeiter können dadurch in einer Abteilung arbeiten und gleichzeitig verschiedene Fähigkeiten und Tätigkeitsprofile zugestellt bekommen, an jene wiederrum Unterweisungen oder Schulungen verknüpft sind. 

Externe Firmen pflegen

Wenn Sie als Dienstleister unsere Software einsetzen und für Ihre Kunden eine Organisationsstruktur aufbauen müssen, ist dies ebenfalls möglich. Da es unter Umständen aus Datenschutzgründen schwierig sein wird, diese über eine Schnittstelle aufzubauen, können jederzeit Unternehmen manuell hinzugefügt werden. Es reicht im Härtefall eine Organisationseinheit zur Abbildung ganzer Konzerne.