Arbeitsmedizinische Software testen: 7 Punkte, die man in einer Demo prüfen sollte

Will Daniel · 25 Okt. 2026

Wer arbeitsmedizinische Software evaluiert, steht vor einer Herausforderung: Viele Lösungen sehen im Verkaufsgespräch überzeugend aus, zeigen ihre Schwächen aber erst im Alltag. Eine gut vorbereitete Demo hilft dabei, genau das zu verhindern. Die folgenden sieben Punkte zeigen, worauf Sie bei einem Software-Test konkret achten sollten, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen.

Worauf es bei einer Software-Demo wirklich ankommt

Eine Demo ist kein Verkaufsgespräch, sondern ein Prüftermin. Nutzen Sie die Zeit aktiv: Stellen Sie konkrete Fragen, lassen Sie sich Funktionen live zeigen und bringen Sie eigene Szenarien aus dem Arbeitsalltag mit. Wer eine arbeitsmedizinische Software testen möchte, sollte vorab eine kurze Checkliste vorbereiten, damit kein wichtiger Punkt vergessen wird. Die sieben Kriterien unten decken die Bereiche ab, die in der Praxis am häufigsten zu Problemen führen.

1: ArbMedVV-konforme Dokumentation prüfen

Die Arbeit arbeitsmedizinischer Dienste basiert auf klaren gesetzlichen Vorgaben. Die ArbMedVV-Software muss daher in der Lage sein, Vorsorgeuntersuchungen rechtssicher zu dokumentieren und dabei zwischen Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorgen zu unterscheiden.

Lassen Sie sich in der Demo zeigen, wie Vorsorgearten angelegt, Anamnesen erfasst und Untersuchungsergebnisse strukturiert abgelegt werden. Wichtig ist auch, ob die Software automatisch Wiedervorlagen für Nachuntersuchungen generiert. Wer das manuell nachhalten muss, verliert Zeit und riskiert Versäumnisse.

Ein gutes Beispiel für diesen Ansatz ist die arbeitsmedizinische Vorsorgedokumentation in Fabiola, die Vorsorgen nach aktueller ArbMedVV strukturiert abbildet. Prüfen Sie außerdem, ob die Software regelmäßig aktualisiert wird, wenn sich gesetzliche Vorgaben ändern.

2: Mandantentrennung für überbetriebliche Dienste

Überbetriebliche AMDs betreuen viele Kundenunternehmen gleichzeitig. Ohne saubere Mandantentrennung entstehen schnell Datenvermischungen, die rechtlich und organisatorisch problematisch sind.

Fragen Sie in der Demo konkret: Wie werden verschiedene Kundenunternehmen als Mandanten angelegt? Können Nutzer nur auf die Daten zugreifen, für die sie berechtigt sind? Lassen sich Berichte und Auswertungen mandantenspezifisch ausgeben?

Diese Funktion ist für AMD-Software keine Kür, sondern Grundvoraussetzung. Wenn die Demo hier ausweicht oder die Trennung nur über Workarounds funktioniert, ist das ein deutliches Warnsignal.

3: Offline-Funktionalität im Außendienst testen

Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit arbeiten häufig direkt beim Kunden vor Ort, oft ohne stabilen Internetzugang. Eine Software, die in diesem Moment nicht funktioniert, bremst den gesamten Ablauf.

Lassen Sie sich in der Demo zeigen, was passiert, wenn die Internetverbindung unterbrochen wird. Kann die Software weiterhin Daten erfassen? Werden diese nach Wiederherstellung der Verbindung automatisch synchronisiert? Wie verhält sich die Anwendung, wenn kein Zugang zum Firmennetzwerk besteht?

Offline-Fähigkeit ist besonders relevant für AMDs, die Außendiensteinsätze in Produktionsbetrieben, auf Baustellen oder an abgelegenen Standorten durchführen. Testen Sie dieses Szenario aktiv, nicht nur theoretisch.

4: Welche ERP- und HR-Systeme lassen sich anbinden?

Arbeitsmedizinische Software arbeitet selten isoliert. Personalstammdaten kommen aus HR-Systemen, Abrechnungen laufen über ERP-Lösungen. Je besser die Integration, desto weniger Doppelerfassung.

Fragen Sie konkret, welche Systeme bereits angebunden sind: SAP, DATEV, andere HR- oder ERP-Plattformen? Wie läuft der Datenaustausch technisch ab, per Schnittstelle oder per manuellem Import? Wie aktuell sind die übertragenen Daten?

Beim Testen arbeitsmedizinischer Software lohnt es sich, ein reales Integrationsszenario aus dem eigenen Betrieb mitzubringen. So sehen Sie sofort, ob die Anbindung in der Praxis funktioniert oder nur auf dem Papier existiert.

5: Gefährdungsbeurteilungen und Kataster abbilden

AMDs führen nicht nur Vorsorgeuntersuchungen durch, sie analysieren auch Arbeitsplätze, erkennen Gefahrenquellen und erstellen Gefährdungsbeurteilungen. Eine vollständige Softwarelösung muss diese Aufgaben ebenfalls abdecken.

Prüfen Sie in der Demo, ob sich Kataster anlegen und pflegen lassen, ob Gefährdungsbeurteilungen strukturiert erstellt und dokumentiert werden können und ob physikalische, chemische sowie psychische Belastungen erfasst werden. Wichtig ist auch, ob Begehungsprotokolle direkt in der Software erstellt werden können.

Viele Lösungen bieten hier nur rudimentäre Funktionen. Wenn Ihr AMD regelmäßig Arbeitsplatzbegehungen durchführt, sollte dieser Bereich in der Demo genauso viel Raum bekommen wie die Vorsorgedokumentation.

6: Modularität und Skalierbarkeit einschätzen

Kein AMD hat dieselben Anforderungen. Manche Dienste benötigen nur die Vorsorgedokumentation, andere brauchen zusätzlich Impfmanagement, BEM-Dokumentation oder Gefährdungsbeurteilungen. Eine Software, die nur als Gesamtpaket verfügbar ist, zwingt Sie zu Funktionen, die Sie nicht brauchen, und zu Kosten, die nicht gerechtfertigt sind.

Fragen Sie, ob die Software modular aufgebaut ist und welche Funktionen sich einzeln zuschalten lassen. Prüfen Sie auch, wie sich die Lösung verhält, wenn Ihr AMD wächst: Lassen sich weitere Nutzer, Standorte oder Mandanten ohne großen Aufwand ergänzen?

Skalierbarkeit zeigt sich oft erst im Detail. Lassen Sie sich konkrete Beispiele zeigen, wie andere Kunden die Software im Laufe der Zeit erweitert haben.

7: Datenschutz und Zugriffsrechte im Detail prüfen

Arbeitsmedizinische Daten gehören zu den sensibelsten personenbezogenen Informationen überhaupt. Datenschutz ist daher kein optionales Feature, sondern eine rechtliche Anforderung, die die Software aktiv unterstützen muss.

Prüfen Sie in der Demo, wie Zugriffsrechte vergeben werden: Können Rollen und Berechtigungen granular gesteuert werden? Wer darf welche Daten sehen, bearbeiten oder exportieren? Gibt es ein Protokoll, das Datenzugriffe nachvollziehbar macht?

Fragen Sie außerdem nach Zertifizierungen, zum Beispiel nach ISO 27001, und nach dem Speicherort der Daten. Werden Daten in Deutschland oder der EU gehostet? Wie werden Backups durchgeführt? Diese Fragen sind beim arbeitsmedizinischen Softwarevergleich oft der Unterschied zwischen Lösungen, die auf den ersten Blick ähnlich wirken.

Die richtige Software gezielt auswählen

Eine Software-Demo ist nur so gut wie die Vorbereitung dahinter. Wer die sieben Punkte oben als Leitfaden nutzt, stellt sicher, dass keine wichtigen Aspekte im Verkaufsgespräch untergehen. Nehmen Sie sich die Zeit, eigene Szenarien mitzubringen, kritische Fragen zu stellen und sich nicht von einer aufgeräumten Oberfläche blenden zu lassen.

Vergleichen Sie mehrere Lösungen anhand derselben Kriterien, damit der arbeitsmedizinische Softwarevergleich auf einer fairen Grundlage basiert. Und prüfen Sie nicht nur die Software selbst, sondern auch den Anbieter: Wie reagiert der Support? Wie schnell werden Fragen beantwortet? Wie häufig werden Updates eingespielt?

Wie Vertinex bei der Software-Auswahl unterstützt

Wir bei Vertinex entwickeln spezialisierte Software für Arbeitsmedizin und Arbeitsschutz, die genau auf die Anforderungen arbeitsmedizinischer Dienste zugeschnitten ist. Unsere Lösungen sind modular aufgebaut, regelmäßig aktualisiert und auf die gesetzlichen Vorgaben der ArbMedVV ausgerichtet.

Was wir konkret bieten:

Rechtskonforme Dokumentation von Vorsorgeuntersuchungen nach aktueller ArbMedVV, inklusive automatischer Wiedervorlagen
Saubere Mandantentrennung für überbetriebliche Dienste mit granularen Zugriffsrechten
Offline-Funktionalität für den Außendienst, auch ohne Internetzugang oder Firmennetzwerk
Anbindung an SAP, DATEV und weitere ERP- und HR-Systeme über bestehende Schnittstellen
Abbildung von Gefährdungsbeurteilungen und Katastern in einem integrierten System
Modularer Aufbau, der sich an Ihren Bedarf und Ihr Budget anpassen lässt
Persönlicher Support per Hotline, E-Mail und Online-Fernzugriff

Wenn Sie unsere Software im Rahmen einer Demo testen möchten, freuen wir uns auf ein Beratungsgespräch mit Ihnen.