Dokumentenmanagement

Externe Dokumente ablegen und verwalten 

Programmfunktion
Dokumentenmanagement

Externe Dokumente können in Vertinex Software abgelegt und verwaltet werden. Dabei kann jeder Dateityp, von Bildern bis hin zu Videos oder Dokumente abgelegt werden.

Die Dateien sind dem Ablageort direkt zugewiesen. Befinden Sie sich also beispielsweise in einem Probanden oder einer Gefährdungsbeurteilung, werden die externen Dokumente direkt diesem Probanden bzw. Gefährdung zugeordnet.

Ebenfalls bietet Vertinex Software, externe Dokumente aus einem Scan-Verzeichnis mit einem Klick direkt an den gewünschten Ablageort zu importieren. Das Scan-Verzeichnis wird in diesem Vorgang geleert, sodass eine schnellstmögliche Dateiablage neuer Dokumente möglich ist.

Dokumentenmanagement
Funktionen und Vorgehen
Dokumente verwalten

Jegliche Dokumententypen können in Vertinex Software prozessbezogen abgelegt und verwaltet werden. Bilder zu Vorsorgeuntersuchungen oder Gefährdungsbeurteilungen können auch mit einer Vorschau direkt im System angesehen werden, ohne es mit dem Standardprogramm zu öffnen. Die Standardprogramme zum Öffnen der Dateien müssen auf dem Arbeitsplatz eingerichtet sein.

Dokumente können bei erteilter Berechtigung natürlich jederzeit gelöscht werden. Um die Datenbank nicht zu schnell zu groß werden zu lassen, empfiehlt es sich außerdem, nicht jedes Bild in höchster Auflösung zu importieren.

Scan-To-Folder

Benutzen Sie einen Scanner und legen viele Dateien in der Vertinex Software ab, empfiehlt es sich, dass Scan-To-Folder Modul einzusetzen. 

Dabei greift die Software direkt auf das Scan Verzeichnis zu, speichert die dortigen Dateien im gewünschten Zielpfad ab und löscht gleichzeit die Dateien aus dem Scanverzeichnis. Damit sind die Dokument mit einem Klick in die Software importiert und in der Datenbank prozessbezogen abgelegt.