Warum ist die ePA für Arbeitsmedizinische Dienste ab 2026 relevant?

Will Daniel · 12 Nov. 2026

Beschäftigte können ihren Betriebsärztinnen und Betriebsärzten ab 2026 freiwillig Zugriff auf ihre elektronische Patientenakte (ePA) gewähren. Das ist für arbeitsmedizinische Dienste (AMDs) relevant, weil sich dadurch Vorsorgeuntersuchungen, Impfstatusprüfung und Risikoeinschätzung auf eine breitere Datenbasis stützen können.

Dieser Beitrag klärt in kompakter Form:

Änderungen im Arbeitsalltag
Datenfluss und Schweigepflicht
Mandantentrennung bei überbetrieblichen AMDs
Datenschutzpflichten
Softwareanforderungen

Was ändert sich für arbeitsmedizinische Dienste durch die elektronische Patientenakte ab 2026?

Durch die ePA können Beschäftigte Fachärztinnen und Fachärzten für Arbeitsmedizin sowie Ärztinnen und Ärzten mit der Zusatzbezeichnung Betriebsmedizin Zugriff auf ihre gespeicherten Gesundheitsdaten gewähren. Das ist keine Pflicht, sondern eine Option, die Beschäftigte freiwillig nutzen können. Für AMDs bedeutet das: Wer Zugriff erhält, kann Vorsorgeuntersuchungen auf einer breiteren Informationsbasis durchführen.

Konkret ändert sich der Arbeitsalltag in mehreren Punkten. Bei Schutzimpfungen, die nach ArbMedVV Bestandteil der arbeitsmedizinischen Vorsorge sind, lässt sich der elektronische Impfpass aus der ePA direkt einsehen. Das ersetzt die bisherige Abhängigkeit von Papierimpfpässen oder Eigenangaben der Beschäftigten. Auch Vorerkrankungen, Medikationspläne oder Laborergebnisse können, sofern freigegeben, in die Arbeitsanamnese einfließen.

Gleichzeitig steigt der organisatorische Aufwand: AMDs müssen sicherstellen, dass ihre Prozesse und Systeme den Zugriff auf die ePA technisch ermöglichen und datenschutzkonform abbilden. Die Telematikinfrastruktur (TI) der gematik bildet die technische Grundlage, an die sich auch arbeitsmedizinische Einrichtungen anschließen müssen, um die ePA nutzen zu können.

Welche Daten aus der arbeitsmedizinischen Vorsorge dürfen in die ePA?

Daten aus der arbeitsmedizinischen Vorsorge dürfen grundsätzlich nicht automatisch in die ePA übertragen werden. Der Informationsfluss verläuft in der Regel in die andere Richtung: Beschäftigte gewähren dem Betriebsarzt Lesezugriff auf ihre ePA, damit dieser vorhandene Gesundheitsdaten bei der Vorsorge berücksichtigen kann.

Das hat einen wichtigen Grund: Die arbeitsmedizinische Vorsorge unterliegt der ärztlichen Schweigepflicht. Befunde, Untersuchungsergebnisse und Beratungsinhalte dürfen ohne ausdrückliche Einwilligung der Beschäftigten nicht an den Arbeitgeber weitergegeben werden. Dasselbe Prinzip gilt für die ePA. Eine Übertragung von Vorsorgedaten in die ePA wäre nur mit expliziter Zustimmung der betroffenen Person zulässig.

Was der Arbeitgeber erhält, ist gesetzlich klar geregelt: Die Vorsorgebescheinigung nach ArbMedVV bestätigt lediglich, wann und aus welchem Anlass eine Vorsorge stattgefunden hat, sowie den Zeitpunkt der nächsten empfohlenen Vorsorge. Medizinische Inhalte bleiben beim Arzt. Die ePA ändert an dieser Trennung nichts.

Wie wirkt sich die ePA auf die Mandantentrennung bei überbetrieblichen AMDs aus?

Die ePA selbst verändert die Anforderungen an die Mandantentrennung nicht direkt, erhöht aber den Druck, diese konsequent umzusetzen. Überbetriebliche AMDs betreuen viele Kundenunternehmen gleichzeitig und müssen sicherstellen, dass Beschäftigtendaten verschiedener Mandanten zu keinem Zeitpunkt vermischt werden.

Wenn Beschäftigte aus unterschiedlichen Unternehmen einem AMD Zugriff auf ihre ePA gewähren, entstehen neue Datenpunkte, die korrekt zugeordnet werden müssen. Jede Einsicht in eine ePA ist personenbezogen und muss dem richtigen Mandanten, dem richtigen Vorsorgevorgang und der richtigen Dokumentation zugeordnet sein. Fehler in der Zuordnung können nicht nur zu Datenschutzverstößen führen, sondern auch die Rechtssicherheit der Vorsorgedokumentation gefährden.

Für überbetriebliche AMDs bedeutet das: Die interne Datenhaltung muss so strukturiert sein, dass ePA-Zugriffe und die daraus gewonnenen Informationen mandantengetrennt erfasst und gespeichert werden. Softwaresysteme, die Mandanten oder Firmen als klare Kategorien abbilden, sind hier im Vorteil, weil sie Verwechslungen strukturell ausschließen.

Welche Datenschutzpflichten entstehen für AMDs durch die ePA?

Für AMDs entstehen durch die ePA keine grundlegend neuen Datenschutzpflichten, aber bestehende Pflichten gewinnen an Gewicht. Wer auf ePA-Daten zugreift, verarbeitet besonders sensible Gesundheitsdaten im Sinne der DSGVO. Das erfordert eine klare Rechtsgrundlage, in diesem Fall die Einwilligung der Beschäftigten sowie die Erforderlichkeit für die Vorsorge.

Konkret müssen AMDs folgende Punkte sicherstellen:

Der Zugriff auf die ePA darf nur mit ausdrücklicher Freigabe durch die Beschäftigten erfolgen. Diese Freigabe ist jederzeit widerrufbar.
Aus der ePA entnommene Informationen dürfen ausschließlich für den Zweck der arbeitsmedizinischen Vorsorge genutzt werden, nicht für andere Auswertungen oder Weitergaben.
Die ärztliche Schweigepflicht gilt uneingeschränkt auch für Informationen, die aus der ePA stammen.
Zugriffsprotokolle müssen nachvollziehbar sein, damit im Streitfall belegt werden kann, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat.
Technische und organisatorische Maßnahmen nach DSGVO müssen den Zugriff auf ePA-Daten absichern, insbesondere bei mobilen Einsätzen außerhalb der Praxis.

AMDs, die bereits nach ArbMedVV dokumentieren und eine datenschutzkonforme Vorsorgekartei führen, haben eine gute Grundlage. Die ePA erweitert jedoch den Kreis der verarbeiteten Daten und macht eine Überprüfung bestehender Datenschutzkonzepte sinnvoll.

Welche Softwareanforderungen stellt die ePA an arbeitsmedizinische Dienste?

Damit AMDs die ePA in der Praxis nutzen können, müssen ihre Softwaresysteme an die Telematikinfrastruktur (TI) angebunden sein. Das ist die technische Voraussetzung für jeden Zugriff auf die elektronische Patientenakte. Ohne TI-Anbindung ist eine Nutzung der ePA nicht möglich.

Darüber hinaus stellt die ePA folgende Anforderungen an die eingesetzte Software:

TI-Konnektivität: Die Software muss eine zertifizierte Anbindung an die Telematikinfrastruktur unterstützen oder mit entsprechenden Konnektoren zusammenarbeiten.
Mandantentrennung: Für überbetriebliche AMDs muss die Software sicherstellen, dass ePA-Zugriffe und die daraus resultierenden Informationen mandantengetrennt gespeichert werden.
Zugriffsdokumentation: Jeder ePA-Zugriff muss protokolliert werden, um Nachvollziehbarkeit und Datenschutzkonformität zu gewährleisten.
Offline-Fähigkeit: AMDs, die Außendiensteinsätze durchführen, benötigen Lösungen, die auch ohne aktive Internetverbindung arbeiten, da die TI-Anbindung im Außendienst nicht immer stabil ist.
Integration in bestehende Prozesse: Die ePA-Nutzung sollte sich nahtlos in die Dokumentation der arbeitsmedizinischen Vorsorge nach ArbMedVV einfügen, ohne parallele Systeme oder Medienbrüche zu erzeugen.

Software, die diese Anforderungen nicht erfüllt, zwingt AMDs zu manuellen Workarounds, die Zeit kosten und Fehlerquellen schaffen. Die Wahl des richtigen Systems ist daher nicht nur eine IT-Frage, sondern eine Frage der Rechtssicherheit und Effizienz im Alltag.

Checkliste: So bereiten sich AMDs auf die ePA vor

Mit diesen Punkten behalten Sie Organisation, Datenschutz und Software im Blick und gehen die Umstellung Schritt für Schritt an:

Datenschutzkonzept prüfen: Klären Sie, ob Ihr bestehendes Konzept den Umgang mit ePA-Daten als besonders sensible Gesundheitsdaten abdeckt.
Einwilligungs- und Widerrufsprozess festlegen: Definieren Sie, wie Beschäftigte den Zugriff freigeben und jederzeit wieder widerrufen können.
TI-Anbindung klären: Prüfen Sie, ob Ihre Einrichtung und Ihre Software an die Telematikinfrastruktur angebunden sind oder werden können.
Mandantentrennung in der Software prüfen: Stellen Sie sicher, dass ePA-Informationen verschiedener Kundenunternehmen strikt getrennt erfasst werden.
Protokollierung testen: Kontrollieren Sie, ob jeder Zugriff nachvollziehbar dokumentiert wird.
Außendienst-Abläufe ohne Internet absichern: Planen Sie Einsätze so, dass die Arbeit auch ohne stabile Verbindung möglich bleibt.
Team schulen: Machen Sie alle Beteiligten mit Freiwilligkeit, Zweckbindung und Schweigepflicht im Umgang mit ePA-Daten vertraut.

Wie Vertinex arbeitsmedizinische Dienste bei der ePA-Nutzung unterstützt

Wir bei Vertinex entwickeln Softwarelösungen, die speziell auf die Anforderungen arbeitsmedizinischer Dienste zugeschnitten sind. Die ePA bringt neue technische und organisatorische Anforderungen mit sich, und wir helfen AMDs dabei, diese strukturiert und rechtssicher umzusetzen.

Rechtskonformes Dokumentieren nach ArbMedVV: Mit Fabiola dokumentieren Sie arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen strukturiert und gesetzeskonform, inklusive Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorge.
Mandantentrennung für überbetriebliche Dienste: Unsere Software bildet Mandanten klar getrennt ab, sodass Daten verschiedener Kundenunternehmen zu keinem Zeitpunkt vermischt werden.
Offline-Fähigkeit im Außendienst: Unsere Lösungen funktionieren auch ohne Internetverbindung, was für AMDs mit mobilen Einsätzen besonders relevant ist.
Gemeinsame Datenbank: Fabiola, Claudio und Ramazzini teilen sich eine gemeinsame Datenbasis, was Mehraufwand durch doppelte Datenpflege vermeidet.
Skalierbarkeit: Ob kleiner AMD oder großer überbetrieblicher Dienst, unsere modulare Struktur lässt sich an individuelle Anforderungen anpassen.

Wenn Sie wissen möchten, wie wir Ihren AMD konkret bei der ePA-Integration und der rechtssicheren Vorsorgedokumentation unterstützen können, freuen wir uns auf ein Beratungsgespräch.