Was ist der Unterschied zwischen ePA und klassischer Patientenakte?

Will Daniel · 23 Juli 2026

Die elektronische Patientenakte (ePA) und die klassische Patientenakte unterscheiden sich grundlegend in Aufbau, Zugänglichkeit und Datenverwaltung. Während die Papierakte physisch bei einer Praxis oder einem Dienst liegt, ist die ePA eine digitale Akte, die Versicherte selbst verwalten und die von berechtigten Leistungserbringern eingesehen werden kann. Die folgenden Abschnitte klären die wichtigsten Unterschiede, die besonders für arbeitsmedizinische Dienste relevant sind.

Welche Daten enthält die ePA im Vergleich zur Papierakte?

Die ePA enthält strukturierte digitale Gesundheitsdaten wie Befunde, Arztbriefe, Medikationspläne, Impfnachweise und Entlassdokumente. Die klassische Papierakte enthält im Wesentlichen dieselben Informationen, jedoch unstrukturiert, in Papierform und ohne standardisierte Formate. Der entscheidende Unterschied liegt nicht im Inhalt, sondern in der Struktur, Abrufbarkeit und Vollständigkeit der Daten.

In der Papierakte sammelt jede Praxis oder jeder Dienst Informationen für sich. Dokumente liegen in unterschiedlichen Formaten vor, handschriftliche Notizen sind schwer übertragbar, und ein vollständiges Bild der Gesundheitsgeschichte einer Person entsteht selten an einem Ort. Die ePA hingegen bündelt Informationen aus verschiedenen Quellen in einer zentralen, digital abrufbaren Akte.

Konkret kann die ePA folgende Datenkategorien enthalten:

Arztbriefe und Befundberichte
Laborwerte und diagnostische Ergebnisse
Medikationspläne und Verschreibungen
Impfdokumentationen
Entlassbriefe aus Krankenhäusern
Vorsorgedokumentationen, sofern eingetragen

Die Papierakte kann theoretisch dieselben Inhalte abbilden, tut dies aber in der Praxis oft fragmentiert. Wechselt eine Person den Arzt oder den betreuenden Dienst, gehen Informationen häufig verloren oder müssen mühsam angefordert werden.

Wer hat Zugriff auf die ePA und wer auf die klassische Akte?

Auf die ePA haben grundsätzlich nur Leistungserbringer Zugriff, denen die versicherte Person aktiv eine Berechtigung erteilt hat. Die klassische Papierakte liegt beim jeweiligen Arzt oder Dienst und ist ohne explizite Anfrage für andere Stellen nicht zugänglich. Beide Systeme schützen die Patientendaten, aber die ePA macht die Zugriffssteuerung transparenter und aktiver.

Bei der ePA entscheiden Versicherte selbst, wer ihre Daten einsehen darf. Sie können Berechtigungen über ihre Krankenkassen-App vergeben und auch wieder entziehen. Ärzte, Zahnärzte, Krankenhäuser und andere zugelassene Leistungserbringer erhalten nur dann Zugang, wenn die versicherte Person dies ausdrücklich erlaubt.

Bei der klassischen Akte liegt die Kontrolle faktisch beim Leistungserbringer. Dieser darf Daten nur mit Einwilligung der betroffenen Person weitergeben, aber die aktive Steuerung liegt nicht bei der Person selbst. Anfragen an andere Praxen oder Dienste laufen über Formulare, Faxe oder Briefe, was Zeit kostet und Fehlerquellen schafft.

Für arbeitsmedizinische Dienste ist dieser Unterschied besonders relevant: Sie arbeiten überbetrieblich und betreuen viele verschiedene Unternehmen und deren Mitarbeitende. Der Zugriff auf relevante Gesundheitsinformationen ist dort klar geregelt und an die ärztliche Schweigepflicht gebunden, unabhängig davon, ob Daten digital oder auf Papier vorliegen.

Wie funktioniert die Datenweitergabe bei der ePA?

Bei der ePA erfolgt die Datenweitergabe über die Telematikinfrastruktur (TI), ein gesichertes digitales Netzwerk im deutschen Gesundheitswesen. Berechtigte Leistungserbringer rufen Daten direkt aus der Akte ab, ohne dass Dokumente per Post oder Fax übermittelt werden müssen. Die Weitergabe ist damit schneller, nachvollziehbarer und weniger fehleranfällig als bei der Papierakte.

In der Praxis bedeutet das: Wenn eine versicherte Person einen neuen Arzt aufsucht und diesem Zugriff auf ihre ePA gewährt, kann dieser sofort relevante Vorbefunde einsehen, ohne auf angeforderte Unterlagen warten zu müssen. Das spart Zeit auf beiden Seiten und verbessert die Behandlungsqualität.

Bei der klassischen Papierakte läuft die Datenweitergabe anders ab:

Die betroffene Person oder der behandelnde Arzt stellt eine Anfrage an die andere Praxis oder den anderen Dienst.
Die Unterlagen werden kopiert und per Post, Fax oder als Scan übermittelt.
Der Empfänger legt die Dokumente in seiner eigenen Akte ab.

Dieser Prozess ist langsam, kostet Ressourcen und birgt das Risiko, dass Dokumente verloren gehen oder unvollständig ankommen. Die ePA löst dieses Problem strukturell, indem alle berechtigten Stellen auf denselben Datenbestand zugreifen.

Welche Datenschutzregeln gelten für ePA und klassische Patientenakte?

Für beide Formen der Patientenakte gelten dieselben grundlegenden Datenschutzprinzipien: die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die ärztliche Schweigepflicht. Die ePA unterliegt zusätzlich den spezifischen Regelungen des Sozialgesetzbuchs V (SGB V) sowie den technischen Sicherheitsanforderungen der Telematikinfrastruktur.

Ein wesentlicher Unterschied im Datenschutz liegt in der Transparenz: Die ePA protokolliert jeden Zugriff automatisch. Versicherte können in ihrer App nachvollziehen, wer wann welche Daten eingesehen hat. Bei der Papierakte gibt es keine vergleichbare Nachvollziehbarkeit. Wer wann auf welche Unterlagen zugegriffen hat, lässt sich im Nachhinein kaum rekonstruieren.

Für arbeitsmedizinische Dienste ist außerdem die strikte Trennung zwischen arbeitsmedizinischer Vorsorge und Eignungsuntersuchungen relevant. Die ArbMedVV schreibt vor, dass Vorsorgedaten nicht ohne Weiteres an den Arbeitgeber weitergegeben werden dürfen. Der Arbeitgeber erhält lediglich eine Vorsorgebescheinigung mit dem Datum und dem Anlass der Untersuchung, nicht aber mit medizinischen Befunden. Diese Regelung gilt unabhängig davon, ob die Dokumentation digital oder auf Papier erfolgt.

Beide Systeme verpflichten Leistungserbringer zur sicheren Aufbewahrung und zur Löschung von Daten nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Bei der ePA übernimmt die technische Infrastruktur einen Teil dieser Sicherheitsanforderungen automatisch.

Welche Rolle spielt die ePA in der arbeitsmedizinischen Vorsorge?

In der arbeitsmedizinischen Vorsorge spielt die ePA bislang eine begrenzte, aber wachsende Rolle. Arbeitsmedizinische Untersuchungen und Vorsorgedokumentationen sind nicht automatisch Teil der ePA, können aber mit Einwilligung der betroffenen Person dort eingetragen werden. Die eigentliche Dokumentationspflicht nach ArbMedVV bleibt davon unberührt und läuft über die Vorsorgekartei des Arbeitgebers.

Die ArbMedVV schreibt vor, dass Arbeitgeber eine Vorsorgekartei führen müssen, die festhält, wann und aus welchem Anlass arbeitsmedizinische Vorsorge stattgefunden hat. Diese Kartei kann automatisiert geführt werden und ist von der ePA unabhängig. Beschäftigte erhalten bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine Kopie der sie betreffenden Angaben.

Für arbeitsmedizinische Dienste ergeben sich aus der ePA dennoch praktische Vorteile:

Relevante Vorerkrankungen oder Impfnachweise können mit Einwilligung der Beschäftigten schneller eingesehen werden.
Doppeluntersuchungen lassen sich vermeiden, wenn Vorbefunde digital vorliegen.
Impfdokumentationen, die im Rahmen der arbeitsmedizinischen Vorsorge erstellt werden, können in die ePA übertragen werden.

Wichtig ist dabei: Die ärztliche Schweigepflicht und die Trennung zwischen Vorsorge und Eignungsuntersuchung gelten auch im digitalen Kontext uneingeschränkt. Befunde aus der arbeitsmedizinischen Vorsorge dürfen nicht ohne ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person in die ePA eingetragen oder von dort abgerufen werden. Die ePA ergänzt die bestehenden Dokumentationsprozesse, ersetzt sie aber nicht.

Wie Vertinex bei der digitalen Vorsorgedokumentation unterstützt

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Rechtskonforme Dokumentation nach ArbMedVV: Vorsorgen werden nach aktuellen gesetzlichen Vorgaben erfasst und kategorisiert, inklusive automatischer Wiedervorlagen für Nachuntersuchungen.
Mandantentrennung: Für überbetriebliche Dienste halten wir Daten verschiedener Kundenunternehmen sauber getrennt, um Verwechslungen und Datenschutzverstöße zu vermeiden.
Digitale Vorsorgekartei: Die automatisierte Führung der Vorsorgekartei ersetzt papierbasierte Prozesse und erfüllt gleichzeitig die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
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