Welche technischen Voraussetzungen braucht eine Praxis für die ePA-Anbindung?

Will Daniel · 16 Juli 2026

Für die ePA-Anbindung braucht eine Praxis vor allem drei Dinge: einen Konnektor, der an die Telematikinfrastruktur (TI) angebunden ist, ein zertifiziertes Praxisverwaltungssystem (PVS) mit ePA-Modul sowie einen stabilen Internetzugang. Wer diese Grundvoraussetzungen erfüllt, kann die elektronische Patientenakte im Behandlungsalltag einsetzen. Die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten technischen Fragen zur ePA-Einrichtung, speziell auch für die ePA in der Arbeitsmedizin.

Welche Komponenten der Telematikinfrastruktur sind für die ePA Pflicht?

Für den Zugriff auf die ePA sind drei TI-Komponenten verpflichtend: ein zugelassener Konnektor, ein eHealth-Kartenterminal sowie eine SMC-B-Karte (Institutionskarte) für die Praxis. Hinzu kommt für jede behandelnde Person ein Heilberufsausweis (HBA) der zweiten Generation. Ohne diese Kombination ist kein Zugriff auf die ePA möglich.

Der Konnektor ist das technische Herzstück der TI-Anbindung. Er verbindet die Praxis sicher mit der von der gematik betriebenen Telematikinfrastruktur und ermöglicht die verschlüsselte Kommunikation mit der ePA. Konnektoren müssen von der gematik zugelassen sein und regelmäßig aktualisiert werden. Ältere Geräte, die ursprünglich nur für das Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) eingesetzt wurden, sind für die ePA-Nutzung oft nicht ausreichend und müssen aufgerüstet oder ersetzt werden.

Das eHealth-Kartenterminal liest die Versichertenkarte (eGK) des Patienten und identifiziert die Praxis über die SMC-B-Karte. Der HBA der behandelnden Ärztin oder des behandelnden Arztes ist notwendig, um Dokumente rechtssicher in die ePA einzustellen. Für Betriebsärzte gilt dasselbe: Auch sie benötigen einen gültigen HBA sowie eine SMC-B-Karte für ihre Einrichtung, um im Rahmen der ePA Betriebsarzt-Nutzung auf freigegebene Patientendaten zugreifen zu können.

Welche Anforderungen stellt die ePA an das Praxisverwaltungssystem?

Das Praxisverwaltungssystem muss eine aktuelle, von der gematik zertifizierte ePA-Schnittstelle besitzen. Ohne diese Zertifizierung kann das PVS nicht mit der Telematikinfrastruktur kommunizieren, und der Zugriff auf die elektronische Patientenakte ist technisch nicht möglich. Praxen sollten prüfen, ob ihr aktuelles System diese Anforderung bereits erfüllt.

Konkret bedeutet das: Das PVS muss in der Lage sein, ePA-Dokumente zu lesen, zu schreiben und strukturiert darzustellen. Dazu gehören Befunde, Arztbriefe, Medikationspläne, Laborergebnisse und der elektronische Impfpass. Seit dem 1. Oktober 2025 sind alle Leistungserbringer verpflichtet, die ePA aktiv im Behandlungsprozess einzusetzen und relevante Daten einzupflegen. Ein PVS ohne aktuelles ePA-Modul erfüllt diese gesetzliche Anforderung nicht.

Für arbeitsmedizinische Dienste und Betriebsärzte gelten dieselben technischen Anforderungen an das PVS wie für andere Leistungserbringer. Allerdings nutzen viele AMDs spezialisierte Softwarelösungen statt klassischer PVS-Systeme. Diese müssen ebenfalls über eine zertifizierte TI-Anbindung verfügen, um die ePA Arbeitsmedizin-Nutzung zu ermöglichen. Wer unsicher ist, ob die eingesetzte Software die aktuellen Anforderungen erfüllt, sollte direkt beim Softwareanbieter nachfragen.

Welche Netzwerk- und Hardwareanforderungen gelten für die ePA-Anbindung?

Für die ePA-Anbindung ist ein stabiler Breitbandanschluss mit mindestens 10 Mbit/s im Download erforderlich. Empfohlen werden jedoch deutlich höhere Bandbreiten, insbesondere wenn mehrere Arbeitsplätze gleichzeitig auf die TI zugreifen. Zusätzlich muss die Netzwerkinfrastruktur der Praxis so konfiguriert sein, dass der Konnektor sicher eingebunden werden kann.

Netzwerkanforderungen im Detail

Der Konnektor wird in der Regel zwischen dem Praxisrouter und dem lokalen Netzwerk installiert. Er benötigt eine feste IP-Adresse und muss so konfiguriert sein, dass er ausschließlich verschlüsselte Verbindungen zur TI aufbaut. Offene WLAN-Netzwerke oder unsichere Netzwerksegmente dürfen nicht mit dem TI-Konnektor verbunden sein. Viele Konnektorhersteller stellen Konfigurationsanleitungen bereit, die von IT-Dienstleistern umgesetzt werden können.

Hardwareanforderungen für Endgeräte

Die Arbeitsplatzrechner, über die auf die ePA zugegriffen wird, müssen aktuelle Betriebssysteme mit Sicherheitsupdates betreiben. Veraltete Systeme ohne Herstellersupport, etwa Windows 7 oder Windows 8, sind nicht zulässig. Für den Außendienst, etwa bei Arbeitsplatzbegehungen, gelten besondere Anforderungen: Viele Softwarelösungen für die ePA Einführung Arbeitsmedizin bieten Offline-Funktionalität an, sodass Daten auch ohne aktive Netzwerkverbindung erfasst und später synchronisiert werden können.

Was kostet die technische Einrichtung der ePA-Anbindung?

Die Kosten für die technische Einrichtung der ePA-Anbindung variieren je nach Ausgangssituation der Praxis erheblich. Wer bereits vollständig an die TI angebunden ist und ein aktuelles PVS mit ePA-Modul nutzt, hat vergleichsweise geringe Zusatzkosten. Wer hingegen noch keinen Konnektor oder kein zertifiziertes System besitzt, muss mit höheren Einmalkosten rechnen.

Grob lassen sich folgende Kostenpositionen unterscheiden:

Konnektor: Einmalige Anschaffungskosten zwischen 400 und 1.500 Euro, abhängig vom Hersteller und Modell, zuzüglich laufender Wartungs- und Updatekosten
eHealth-Kartenterminal: Einmalig etwa 200 bis 500 Euro pro Gerät
SMC-B-Karte: Jährliche Kosten von rund 100 bis 200 Euro, ausgestellt von der zuständigen Kammer
Heilberufsausweis (HBA): Einmalig etwa 100 bis 200 Euro, ebenfalls über die Kammer zu beantragen
PVS-Update oder ePA-Modul: Abhängig vom Anbieter, oft als Teil des laufenden Supportvertrags enthalten oder als kostenpflichtiges Zusatzmodul
IT-Dienstleistung für Installation und Konfiguration: Einmalig 200 bis 800 Euro, je nach Aufwand

Für Vertragsärzte übernehmen die Kassenärztlichen Vereinigungen (KVen) einen Teil der TI-Kosten über Pauschalen. Für arbeitsmedizinische Dienste ohne Kassenzulassung entfällt diese Förderung in der Regel, sodass die Kosten vollständig selbst getragen werden müssen.

Welche Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen müssen Praxen erfüllen?

Praxen müssen beim Zugriff auf die ePA die Vorgaben der DSGVO, des SGB V sowie der technischen Richtlinien der gematik einhalten. Zentral ist dabei das Prinzip der Datensparsamkeit: Es dürfen nur die Daten abgerufen werden, die für den konkreten Behandlungskontext notwendig sind. Patienten müssen aktiv zustimmen, bevor ein Betriebsarzt auf ihre ePA zugreifen kann.

Das Patientendaten-Schutz-Gesetz (PDSG) regelt ausdrücklich, dass Patientinnen und Patienten Fachärztinnen und Fachärzten für Arbeitsmedizin sowie Ärztinnen und Ärzten mit der Zusatzbezeichnung Betriebsmedizin Zugriff auf ihre ePA-Daten gewähren können. Dieser Zugriff ist freiwillig und muss von der versicherten Person aktiv erteilt werden. Eine automatische Freigabe für den Betriebsarzt gibt es nicht.

Auf der technischen Seite gelten folgende Sicherheitsanforderungen:

Alle Verbindungen zur TI müssen verschlüsselt über den Konnektor laufen
Zugriffsrechte im PVS müssen rollenbasiert vergeben sein, sodass nur berechtigte Personen auf ePA-Daten zugreifen können
Praxen müssen ein aktuelles Datenschutzkonzept vorhalten und regelmäßige Datenschutzschulungen für Mitarbeitende durchführen
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DSGVO müssen dokumentiert sein
Bei Datenpannen besteht eine Meldepflicht gegenüber der zuständigen Datenschutzbehörde

Gerade für überbetriebliche arbeitsmedizinische Dienste, die Daten verschiedener Kundenunternehmen und deren Beschäftigte verwalten, ist eine saubere Mandantentrennung im System wichtig. Nur so lässt sich sicherstellen, dass keine Datenvermischung zwischen verschiedenen Betrieben stattfindet.

Wie läuft die technische Einrichtung der ePA-Anbindung Schritt für Schritt ab?

Die technische Einrichtung der ePA-Anbindung folgt einem klar strukturierten Prozess, der in der Regel von einem IT-Dienstleister begleitet wird. Der gesamte Ablauf dauert je nach Ausgangssituation zwischen wenigen Tagen und mehreren Wochen, vor allem weil die Beantragung von SMC-B-Karte und HBA Zeit in Anspruch nehmen kann.

Der typische Ablauf sieht so aus:

Bestandsaufnahme: Prüfen, welche TI-Komponenten bereits vorhanden sind und ob das aktuelle PVS eine zertifizierte ePA-Schnittstelle besitzt
Beantragung von SMC-B und HBA: Die Institutionskarte (SMC-B) wird über die zuständige Ärztekammer oder Kassenzahnärztliche Vereinigung beantragt; der Heilberufsausweis (HBA) ebenfalls über die Kammer
Beschaffung und Installation des Konnektors: Einen von der gematik zugelassenen Konnektor auswählen, beschaffen und durch einen IT-Dienstleister ins Praxisnetzwerk einbinden
Einrichtung der Kartenterminals: eHealth-Kartenterminals installieren und mit dem Konnektor verbinden
PVS-Update und ePA-Modul aktivieren: Das Praxisverwaltungssystem auf die aktuelle Version aktualisieren und das ePA-Modul freischalten lassen
Testphase: Die Verbindung zur TI und den Zugriff auf die ePA in einer Testumgebung prüfen, bevor der Echtbetrieb startet
Schulung der Mitarbeitenden: Alle Personen, die mit der ePA arbeiten, in die Bedienung einweisen und über datenschutzrechtliche Pflichten informieren

Für arbeitsmedizinische Dienste empfiehlt es sich, frühzeitig mit dem Softwareanbieter zu klären, ob die eingesetzte Lösung bereits vollständig TI-fähig ist. Die ePA Einführung Arbeitsmedizin unterscheidet sich in einigen organisatorischen Punkten vom klassischen Praxisbetrieb, etwa weil Betriebsärzte häufig mobil arbeiten und nicht immer über eine feste Netzwerkverbindung verfügen.

Wie Vertinex bei der ePA-Einführung in der Arbeitsmedizin unterstützt

Die technischen Anforderungen rund um die ePA sind komplex, und gerade für arbeitsmedizinische Dienste stellen sich viele Fragen zur richtigen Softwareinfrastruktur. Wir verstehen diese Herausforderungen aus der täglichen Praxis unserer Kunden und haben unsere Lösungen gezielt darauf ausgerichtet.

Mit unserer Arbeitsmedizin-Software von Vertinex unterstützen wir AMDs und Betriebsärzte konkret bei folgenden Punkten:

Rechtskonforme Dokumentation: Arbeitsmedizinische Vorsorgen werden nach aktueller ArbMedVV strukturiert erfasst und lassen sich mit ePA-relevanten Daten verknüpfen
Offline-Fähigkeit: Unsere Software funktioniert auch ohne aktive Internetverbindung, was für den Außendienst bei Arbeitsplatzbegehungen besonders relevant ist
Mandantentrennung: Daten verschiedener Kundenunternehmen werden sauber getrennt verwaltet, was die datenschutzkonforme Arbeit überbetrieblicher Dienste unterstützt
Modularer Aufbau: Die Software lässt sich an individuelle Anforderungen und Budgets anpassen, ohne unnötige Funktionen mitzukaufen
Gemeinsame Datenbasis: Alle Vertinex-Module teilen eine gemeinsame Datenbank, was Doppelerfassungen vermeidet und die Zusammenarbeit zwischen Arbeitsmedizin und Arbeitssicherheit vereinfacht

Wenn Sie wissen möchten, wie sich unsere Lösung in Ihre bestehende TI-Infrastruktur einbinden lässt, stehen wir gerne für ein Beratungsgespräch zur Verfügung.