Welche gesetzlichen Anforderungen gelten für die ePA in der Arbeitsmedizin?

Will Daniel · 17 Juli 2026

Für arbeitsmedizinische Dienste gelten beim Umgang mit der elektronischen Patientenakte klare gesetzliche Vorgaben: Betriebsärztinnen und Betriebsärzte dürfen auf die ePA zugreifen, wenn die versicherte Person ausdrücklich ihre Einwilligung erteilt. Die rechtliche Grundlage bildet das Patientendaten-Schutz-Gesetz (PDSG) in Verbindung mit der ärztlichen Schweigepflicht und den Datenschutzanforderungen der DSGVO. Die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten Fragen, die AMDs in der Praxis beschäftigen.

Was ändert sich durch die ePA für arbeitsmedizinische Dienste konkret?

Durch die ePA erhalten Betriebsärztinnen und Betriebsärzte mit Einwilligung der Beschäftigten Zugriff auf eine strukturierte digitale Sammlung medizinischer Daten, darunter Diagnosen, Befunde, Medikationspläne, Laborergebnisse und den elektronischen Impfpass. Das verbessert die Informationsbasis bei Vorsorgeuntersuchungen spürbar, ohne dass Beschäftigte Unterlagen manuell zusammenstellen müssen.

Konkret bedeutet das für den Arbeitsalltag in einem AMD: Vor einer Pflicht- oder Angebotsvorsorge stehen relevante Vorbefunde schneller zur Verfügung. Bei Impfungen lässt sich der bestehende Immunschutz direkt prüfen, was die ArbMedVV ausdrücklich vorsieht. Wer bereits über ausreichenden Immunschutz verfügt, muss keine Impfung mehr angeboten bekommen. Das spart Zeit und reduziert die Doppeldokumentation.

Gleichzeitig bringt die ePA neue Anforderungen mit sich: AMDs müssen sicherstellen, dass ihre Prozesse und Softwaresysteme den Zugriff auf die Telematikinfrastruktur (TI) technisch unterstützen und dass Datenschutzvorgaben konsequent eingehalten werden. Die ePA ist kein optionales Zusatzangebot, sondern wird schrittweise zum Standard der digitalen Gesundheitsversorgung in Deutschland.

Welche gesetzlichen Grundlagen regeln den Umgang mit der ePA in der Arbeitsmedizin?

Den Rahmen bilden das Patientendaten-Schutz-Gesetz (PDSG), die DSGVO sowie die Arbeitsmedizinische Vorsorgeverordnung (ArbMedVV). Das PDSG erlaubt es Patientinnen und Patienten ausdrücklich, Fachärztinnen und Fachärzten für Arbeitsmedizin sowie Ärztinnen und Ärzten mit der Zusatzbezeichnung Betriebsmedizin Zugriff auf ihre ePA-Daten zu gewähren.

Die ArbMedVV regelt parallel dazu, welche Pflichten Arbeitgeber und Ärztinnen und Ärzte bei der arbeitsmedizinischen Vorsorge haben. Dazu gehört unter anderem die Pflicht, eine Vorsorgekartei zu führen, Vorsorgebescheinigungen auszustellen und die ärztliche Schweigepflicht zu wahren. Die ePA ergänzt diese Dokumentationspflichten, ersetzt sie aber nicht.

Wichtig ist die klare Trennung: Die ePA ist ein Instrument zur Verbesserung der medizinischen Informationslage. Sie ist kein Instrument des Arbeitgebers zur Überwachung von Beschäftigten. Diese Trennung ist gesetzlich verankert und hat direkte Konsequenzen für die Frage, wer auf welche Daten zugreifen darf.

Dürfen Arbeitgeber auf die ePA ihrer Mitarbeitenden zugreifen?

Nein. Arbeitgeber haben keinen Zugriff auf die ePA ihrer Mitarbeitenden. Die ePA ist eine persönliche Gesundheitsakte der versicherten Person, die ausschließlich von ihr selbst kontrolliert wird. Nur Personen, denen die versicherte Person ausdrücklich Zugriff gewährt hat, können Daten einsehen.

Dieses Prinzip gilt auch in der Arbeitsmedizin: Selbst wenn ein Betriebsarzt oder eine Betriebsärztin im Auftrag des Arbeitgebers tätig ist, handelt sie medizinisch unabhängig und unterliegt der ärztlichen Schweigepflicht. Befunde, Diagnosen oder Informationen aus der ePA dürfen nicht an den Arbeitgeber weitergegeben werden. Der Arbeitgeber erhält lediglich die Vorsorgebescheinigung, die ausweist, dass eine Vorsorge stattgefunden hat und wann die nächste angezeigt ist, aber keine medizinischen Inhalte.

Die ArbMedVV stellt klar, dass arbeitsmedizinische Vorsorge nicht mit Eignungsuntersuchungen vermischt werden darf, es sei denn, betriebliche Gründe erfordern dies und der unterschiedliche Zweck wird gegenüber den Beschäftigten offengelegt. Dieser Grundsatz schützt das Vertrauen der Beschäftigten in die betriebsärztliche Betreuung.

Wie müssen AMDs arbeitsmedizinische Daten in der ePA datenschutzkonform speichern?

AMDs speichern keine eigenen Daten in der ePA der Beschäftigten, es sei denn, die versicherte Person stimmt dem ausdrücklich zu. Der Zugriff auf die ePA ist immer einwilligungsbasiert und zweckgebunden. Daten, die im Rahmen einer arbeitsmedizinischen Vorsorge erhoben werden, unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht und werden primär in der eigenen Dokumentation des AMDs geführt.

Für die interne Dokumentation gelten die Anforderungen der DSGVO sowie die spezifischen Vorgaben der ArbMedVV. Dazu gehören unter anderem:

Die Führung einer Vorsorgekartei mit Angaben zu Zeitpunkt, Anlass und Ergebnis der Vorsorge
Die Aufbewahrung der Daten bis zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und anschließende Löschung, sofern keine anderen Rechtsvorschriften gelten
Die Aushändigung einer Kopie der relevanten Angaben an die betroffene Person bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
Die Trennung von Mandantendaten bei überbetrieblichen Diensten, um Verwechslungen zwischen verschiedenen Kundenunternehmen auszuschließen

Überbetriebliche AMDs müssen besonders sorgfältig auf Mandantentrennung achten. Daten verschiedener Kundenunternehmen dürfen nicht vermischt werden, weder technisch noch organisatorisch.

Was passiert, wenn ein Patient der ePA-Nutzung widerspricht?

Wenn eine versicherte Person der Nutzung der ePA widerspricht oder dem AMD keinen Zugriff gewährt, hat das keine Auswirkungen auf die Durchführung der arbeitsmedizinischen Vorsorge. Die Vorsorge findet statt, die Dokumentation erfolgt auf dem bisherigen Weg. Die ePA ist ein freiwilliges Instrument der versicherten Person.

Dasselbe gilt für körperliche und klinische Untersuchungen im Rahmen der Vorsorge: Die ArbMedVV stellt klar, dass Untersuchungen nicht gegen den Willen der Beschäftigten durchgeführt werden dürfen. Auch Biomonitoring und Impfungen sind nur mit Einwilligung möglich. Wer eine Untersuchung ablehnt, verliert dadurch nicht den Anspruch auf die Vorsorge insgesamt.

Für AMDs bedeutet das praktisch: Die Prozesse müssen so gestaltet sein, dass sie unabhängig davon funktionieren, ob eine ePA-Freigabe vorliegt oder nicht. Die ePA verbessert die Informationslage, ist aber keine Voraussetzung für eine rechtskonforme Vorsorge.

Welche Softwareanforderungen müssen AMDs bei der ePA-Integration erfüllen?

Um auf die ePA zugreifen zu können, benötigen AMDs eine Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI), die von der gematik betrieben wird. Das setzt voraus, dass die eingesetzte Software TI-kompatibel ist und die entsprechenden Konnektoren und Schnittstellen unterstützt. Ohne diese technische Grundlage ist kein Zugriff auf ePA-Daten möglich.

Darüber hinaus müssen die Softwarelösungen folgende Anforderungen erfüllen:

Datenschutzkonforme Verarbeitung nach DSGVO, inklusive Zugriffsprotokollierung und Rollenkonzepten
Mandantentrennung für überbetriebliche Dienste mit mehreren Kundenunternehmen
Unterstützung der ArbMedVV-konformen Dokumentation von Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorgen
Automatisierte Wiedervorlagen für Nachuntersuchungen, um Fristen zuverlässig einzuhalten
Offline-Fähigkeit für Außendiensteinsätze, bei denen keine stabile Internetverbindung verfügbar ist

Die Integration der ePA ist kein einmaliges Projekt, sondern ein laufender Prozess. Die technischen Standards der TI entwickeln sich weiter, und AMDs müssen sicherstellen, dass ihre Softwareanbieter diese Entwicklungen aktiv mitgehen. Regelmäßige Updates und ein verlässlicher Support sind daher wichtige Kriterien bei der Softwarewahl.

Wie Vertinex bei der ePA-Integration in der Arbeitsmedizin unterstützt

Die Anforderungen rund um die elektronische Patientenakte stellen AMDs vor konkrete technische und organisatorische Aufgaben. Wir bei Vertinex haben unsere Softwarelösungen gezielt auf die Anforderungen überbetrieblicher arbeitsmedizinischer Dienste ausgerichtet.

ArbMedVV-konforme Dokumentation: Fabiola bildet Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorgen rechtskonform ab und generiert automatisiert Wiedervorlagen für Nachuntersuchungen.
Mandantentrennung: Unsere gemeinsame Datenbankstruktur trennt Daten verschiedener Kundenunternehmen zuverlässig und verhindert Verwechslungen im Alltag überbetrieblicher Dienste.
Offline-Fähigkeit: Im Außendienst funktionieren unsere Lösungen auch ohne Verbindung zum Internet oder Firmennetzwerk, was gerade bei Arbeitsplatzbegehungen relevant ist.
Skalierbarkeit: Der modulare Aufbau erlaubt es, genau die Funktionen einzusetzen, die ein AMD tatsächlich benötigt, ohne unnötigen Overhead.
Schnittstellenintegration: Bestehende ERP-, Personal- und Buchhaltungssysteme lassen sich anbinden, was den Datenaustausch vereinfacht und Doppelerfassungen reduziert.

Wenn Sie wissen möchten, wie unsere Lösungen konkret in Ihrem AMD eingesetzt werden können, freuen wir uns auf ein Beratungsgespräch.