Wie funktioniert die Datenmigration beim Wechsel einer Arbeitsmedizin-Software?

Will Daniel · 08 Okt. 2026

Ein Wechsel der Arbeitsmedizin-Software ist kein alltägliches Projekt. Wer jahrelang Vorsorgedaten, Untersuchungsergebnisse und Mitarbeiterdokumentationen in einem System gepflegt hat, steht vor einer berechtigten Frage: Was passiert mit all diesen Daten? Gehen Informationen verloren? Und wie läuft der Übergang technisch ab, ohne den laufenden Betrieb zu gefährden?

Dieser Artikel beantwortet diese Fragen Schritt für Schritt. Sie erfahren, wie eine Datenmigration beim Softwarewechsel im Bereich Arbeitsmedizin funktioniert, welche Risiken es gibt und worauf Sie bei der Auswahl eines neuen Anbieters achten sollten.

Was passiert mit den Daten beim Softwarewechsel?

Beim Wechsel einer Arbeitsmedizin-Software bleiben Ihre Daten nicht automatisch erhalten. Sie müssen aktiv aus dem alten System exportiert und in das neue System importiert werden. Dieser Vorgang wird als Datenmigration bezeichnet.

Viele Anwender gehen davon aus, dass ein neues System die Daten des alten einfach übernimmt. Das ist ein weit verbreitetes Missverständnis. In der Praxis sind die Datenstrukturen zweier Softwarelösungen selten identisch. Ein Feld, das im alten System „Untersuchungsdatum“ heißt, kann im neuen System anders benannt oder anders strukturiert sein. Deshalb braucht es eine gezielte Übertragung und Anpassung.

Für arbeitsmedizinische Dienste ist das besonders relevant, weil die Daten nicht nur umfangreich, sondern auch rechtlich relevant sind. Vorsorgedokumentationen nach ArbMedVV, Impfverläufe und Gefährdungsbeurteilungen müssen vollständig und korrekt vorliegen, damit die Betreuung der Kundenunternehmen lückenlos weitergeführt werden kann.

Wie läuft eine Datenmigration technisch ab?

Eine Datenmigration folgt in der Regel einem klar strukturierten Prozess, der sich in mehrere Phasen unterteilt.

Phase 1: Analyse und Bestandsaufnahme

Zunächst analysieren Anbieter und Kunde gemeinsam, welche Daten im alten System vorhanden sind und in welchem Format sie vorliegen. Dabei geht es um Fragen wie: Welche Datenfelder existieren? Wie sind die Datensätze strukturiert? Gibt es Inkonsistenzen oder veraltete Einträge?

Phase 2: Mapping und Transformation

Im nächsten Schritt wird ein sogenanntes Datenmapping erstellt. Das bedeutet: Jedes Datenfeld aus dem alten System wird einem entsprechenden Feld im neuen System zugeordnet. Wo keine direkte Entsprechung existiert, wird entschieden, wie mit diesen Daten umgegangen wird. Manchmal müssen Daten auch transformiert werden, zum Beispiel wenn Datumsformate oder Kodierungen abweichen.

Phase 3: Testmigration und Validierung

Bevor die eigentliche Migration stattfindet, führen erfahrene Anbieter eine Testmigration durch. Dabei wird ein Teil der Daten übertragen und im neuen System geprüft. So lassen sich Fehler frühzeitig erkennen, ohne dass der Echtbetrieb betroffen ist. Zum Beispiel: Wurden alle Vorsorgebescheinigungen korrekt den richtigen Probanden zugeordnet? Stimmen die Wiedervorlagedaten?

Phase 4: Produktivmigration und Abnahme

Nach erfolgreicher Testphase erfolgt die vollständige Übertragung der Daten in das neue System. Anschließend prüft der Kunde die migrierten Daten und erteilt die Abnahme. Erst dann wird das alte System abgelöst.

Welche Daten lassen sich migrieren, und welche nicht?

Nicht alle Daten lassen sich problemlos übertragen. Welche Informationen migrierbar sind, hängt stark davon ab, in welchem Format das alte System die Daten speichert und ob der bisherige Anbieter einen strukturierten Export ermöglicht.

Typischerweise gut migrierbar sind:

Stammdaten der Probanden (Name, Geburtsdatum, Personalnummer)
Vorsorgedokumentationen mit Datum, Art und Ergebnis der Untersuchung
Impfeinträge und Impfverläufe
Wiedervorlagedaten und Fristen
Betriebsdaten der Kundenunternehmen (bei überbetrieblichen Diensten)

Schwieriger oder gar nicht migrierbar sind häufig:

Freitextfelder mit unstrukturierten Einträgen
Angehängte Dokumente oder Scans, wenn das alte System kein standardisiertes Exportformat bietet
Systemspezifische Konfigurationen und Vorlagen
Historische Protokolle, die nur im proprietären Format des alten Systems gespeichert sind

Eine gute Faustregel: Je strukturierter die Datenhaltung im alten System, desto reibungsloser verläuft die Migration. Wer bereits jetzt auf eine strukturierte Dokumentation arbeitsmedizinischer Vorsorgen setzt, erleichtert sich einen späteren Systemwechsel erheblich.

Typische Fehler und Risiken bei der Migration vermeiden

Eine Datenmigration birgt Risiken, die sich mit der richtigen Vorbereitung deutlich reduzieren lassen. Wer die häufigsten Fehler kennt, kann gezielt gegensteuern.

Fehlende Datensicherung vor der Migration: Bevor irgendein Datentransfer beginnt, sollte eine vollständige Sicherung des alten Systems vorliegen. Ohne dieses Backup gibt es keine Rückfalloption, wenn etwas schiefläuft.

Unvollständige Bestandsaufnahme: Wer nicht weiß, welche Daten im alten System vorhanden sind, kann nicht sicherstellen, dass alle übertragen werden. Eine gründliche Inventur zu Beginn spart spätere Nacharbeit.

Kein Testlauf vor der Produktivmigration: Direkt in den Echtbetrieb zu migrieren, ohne vorher zu testen, ist ein häufiger Fehler. Fehler in der Zuordnung fallen dann erst auf, wenn Mitarbeiter bereits mit dem neuen System arbeiten.

Parallelbetrieb zu kurz angesetzt: Es empfiehlt sich, altes und neues System für einen definierten Zeitraum parallel zu betreiben. So können Anwender Unstimmigkeiten erkennen und melden, bevor das alte System endgültig abgeschaltet wird.

Mitarbeiter nicht einbeziehen: Die Personen, die täglich mit den Daten arbeiten, kennen die Besonderheiten des Systems am besten. Ihre Rückmeldung während der Testphase ist wertvoll und sollte aktiv eingeholt werden.

Datenschutz und Rechtssicherheit während der Migration sicherstellen

Arbeitsmedizinische Daten sind besonders sensibel. Sie fallen unter die Kategorie der Gesundheitsdaten und genießen nach der DSGVO besonderen Schutz. Das hat direkte Auswirkungen auf die Datenmigration.

Während der Übertragung müssen die Daten verschlüsselt transportiert werden. Kein Datensatz darf ungesichert über externe Systeme oder unsichere Verbindungen übermittelt werden. Außerdem muss klar geregelt sein, wer zu welchem Zeitpunkt Zugriff auf die Daten hat.

Für überbetriebliche arbeitsmedizinische Dienste kommt ein weiterer Aspekt hinzu: die Mandantentrennung. Daten verschiedener Kundenunternehmen dürfen nicht vermischt werden. Schon während der Migration muss sichergestellt sein, dass diese Trennung erhalten bleibt und im neuen System korrekt abgebildet wird.

Darüber hinaus sollte die Verarbeitung der Daten durch den neuen Softwareanbieter vertraglich geregelt sein. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ist dabei kein optionales Dokument, sondern eine rechtliche Anforderung.

Worauf bei der Wahl des neuen Softwareanbieters achten?

Die Qualität der Datenmigration hängt maßgeblich davon ab, wie erfahren und unterstützend der neue Anbieter in diesem Prozess ist. Nicht jeder Softwareanbieter begleitet den Wechsel gleich intensiv.

Achten Sie bei der Auswahl auf folgende Punkte:

Migrationserfahrung: Hat der Anbieter nachweislich Erfahrung mit der Übernahme von Daten aus anderen Arbeitsmedizin-Systemen? Kann er konkrete Beispiele nennen?
Exportunterstützung: Unterstützt der Anbieter dabei, Daten aus dem alten System zu exportieren, auch wenn er das alte System nicht kennt?
Testmigration als Standard: Bietet der Anbieter eine Testmigration an, bevor die produktive Übertragung stattfindet?
Datenschutzkonforme Prozesse: Liegt ein AVV vor? Werden Daten verschlüsselt übertragen? Ist der Anbieter ISO-zertifiziert oder vergleichbar zertifiziert?
Support während der Einführung: Gibt es einen dedizierten Ansprechpartner für die Einführungsphase? Wie schnell reagiert der Support bei Problemen?
Mandantentrennung im neuen System: Für überbetriebliche Dienste besonders relevant: Unterstützt das neue System eine saubere Trennung nach Kundenunternehmen?

Ein Softwarewechsel ist eine Investition, die sich langfristig auszahlen soll. Der Migrationsprozess ist dabei nicht nur eine technische Aufgabe, sondern auch ein erster Praxistest für die Zusammenarbeit mit dem neuen Anbieter.

Wie Vertinex bei der Datenmigration und dem Softwarewechsel unterstützt

Wir wissen, dass ein Wechsel der Arbeitsmedizin-Software nur dann reibungslos gelingt, wenn der neue Anbieter den Prozess aktiv begleitet. Als spezialisierter Anbieter für Arbeitsmedizin-Software unterstützen wir Sie von der ersten Bestandsaufnahme bis zur produktiven Inbetriebnahme.

Das erwartet Sie bei einem Wechsel zu uns:

Persönliche Ansprechpartner, die den Migrationsprozess strukturiert begleiten
Erfahrung mit der Übernahme von Daten aus unterschiedlichen Vorsystemen
Testmigration vor der produktiven Übertragung, damit Fehler frühzeitig erkannt werden
Datenschutzkonforme Prozesse nach DSGVO, inklusive Auftragsverarbeitungsvertrag
Saubere Mandantentrennung für überbetriebliche arbeitsmedizinische Dienste
Hotline-, E-Mail- und Online-Support während der gesamten Einführungsphase
Modularer Aufbau, der sich an Ihre vorhandenen Prozesse und Strukturen anpasst

Wenn Sie einen Softwarewechsel planen oder konkrete Fragen zur Migration Ihrer Daten haben, sprechen Sie uns an. Vereinbaren Sie ein Beratungsgespräch und wir klären gemeinsam, wie der Übergang für Ihren Dienst aussehen kann.