Welche Pflichten haben Betriebsärzte im Umgang mit der ePA ab 2026?

Will Daniel · 23 Juni 2026

Ab 2026 dürfen Betriebsärzte auf die elektronische Patientenakte zugreifen, wenn Beschäftigte ihnen ausdrücklich Zugang gewähren. Der Zugriff ist freiwillig und setzt die aktive Einwilligung der betroffenen Person voraus. Betriebsärzte tragen dabei klare datenschutzrechtliche Pflichten und müssen technische Voraussetzungen erfüllen, um rechtssicher mit ePA-Daten umgehen zu können. Die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten Fragen rund um Betriebsarzt, ePA, Datenschutz und Dokumentation.

Dürfen Betriebsärzte überhaupt auf die ePA zugreifen?

Ja, Betriebsärzte dürfen auf die elektronische Patientenakte zugreifen, aber nur unter bestimmten Voraussetzungen. Das Patientendaten-Schutz-Gesetz (PDSG) ermöglicht es Beschäftigten, Fachärztinnen und Fachärzten für Arbeitsmedizin sowie Ärztinnen und Ärzten mit der Zusatzbezeichnung „Betriebsmedizin“ Einsicht in ihre ePA-Daten zu gewähren. Ohne diese ausdrückliche Freigabe ist kein Zugriff möglich.

Der Zugriff auf die ePA in der Arbeitsmedizin ist damit grundsätzlich möglich, aber nicht automatisch gegeben. Beschäftigte behalten die volle Kontrolle darüber, welche Daten sie freigeben und welche nicht. Sie können den Zugang jederzeit einschränken oder widerrufen. Betriebsärzte haben also kein eigenständiges Zugriffsrecht, sondern sind auf die aktive Entscheidung der Beschäftigten angewiesen.

Der praktische Nutzen ist dabei erheblich: Wer als Betriebsarzt Zugang zur ePA erhält, kann bei der arbeitsmedizinischen Vorsorge auf Befunde, Laborergebnisse, Medikationspläne und den elektronischen Impfpass zurückgreifen. Das verbessert die Einschätzung des Gesundheitszustands und ermöglicht eine fundiertere Beratung, etwa bei der Durchführung von Schutzimpfungen, wenn umfassendere Informationen zu potenziellen Risikofaktoren zur Verfügung stehen.

Welche datenschutzrechtlichen Pflichten gelten für Betriebsärzte im Umgang mit der ePA?

Betriebsärzte unterliegen beim Zugriff auf die ePA denselben datenschutzrechtlichen Anforderungen wie bei allen anderen Patientendaten: Sie müssen die ärztliche Schweigepflicht einhalten, Daten zweckgebunden verarbeiten und sicherstellen, dass keine unbefugten Dritten Zugang erhalten. Die Verarbeitung von ePA-Daten fällt unter die DSGVO und das Bundesdatenschutzgesetz.

Konkret bedeutet das für den Arbeitsalltag:

Zweckbindung: Daten aus der ePA dürfen ausschließlich für den Zweck genutzt werden, für den die Beschäftigten den Zugriff gewährt haben, also im Rahmen der arbeitsmedizinischen Vorsorge.
Schweigepflicht: Erkenntnisse aus der ePA dürfen nicht an den Arbeitgeber weitergegeben werden. Dem Arbeitgeber gegenüber teilt der Betriebsarzt lediglich mit, dass, wann und aus welchem Anlass eine Vorsorge stattgefunden hat.
Datensparsamkeit: Es dürfen nur die Daten abgerufen werden, die für die konkrete Vorsorge tatsächlich relevant sind.
Technische Sicherheit: Der Zugriff muss über gesicherte Systeme erfolgen, die den Anforderungen der Telematikinfrastruktur (TI) entsprechen.

Besonders wichtig ist die strikte Trennung zwischen arbeitsmedizinischer Vorsorge und Eignungsuntersuchungen. Die ArbMedVV schreibt vor, dass diese beiden Untersuchungsarten grundsätzlich getrennt durchgeführt werden sollen. Daten aus der ePA, die im Rahmen der Vorsorge eingesehen wurden, dürfen nicht für eine Eignungsbeurteilung herangezogen werden.

Was müssen Betriebsärzte bei der Einwilligung der Beschäftigten beachten?

Die Einwilligung der Beschäftigten zur ePA-Freigabe muss freiwillig, informiert und ausdrücklich erfolgen. Betriebsärzte dürfen keinen Druck ausüben und müssen Beschäftigte vorab klar darüber aufklären, welche Daten eingesehen werden sollen, zu welchem Zweck und welche Rechte sie haben. Eine Verweigerung darf keine negativen Konsequenzen für die Beschäftigten haben.

Folgende Punkte sind bei der Einholung der Einwilligung zu beachten:

Die Aufklärung muss vor dem Zugriff erfolgen, nicht erst während der Untersuchung.
Beschäftigte müssen verstehen, dass sie die Freigabe jederzeit widerrufen können.
Körperliche oder klinische Untersuchungen dürfen laut ArbMedVV generell nicht gegen den Willen der Beschäftigten durchgeführt werden. Dasselbe Prinzip gilt für den Datenzugriff.
Die Einwilligung sollte dokumentiert werden, um im Zweifelsfall nachweisen zu können, dass sie rechtmäßig eingeholt wurde.

Betriebsärzte sollten außerdem beachten, dass die Einwilligung zur ePA-Freigabe technisch über die Krankenkassen-App oder das Patientenportal der Krankenkasse erteilt wird. Die Beschäftigten steuern den Zugang also selbst über ihr Smartphone oder einen anderen Zugangsweg. Betriebsärzte können diesen Prozess erklären und unterstützen, aber nicht selbst auslösen.

Wie verändert die ePA die Dokumentationspflichten in der arbeitsmedizinischen Vorsorge?

Die ePA ersetzt die bestehenden Dokumentationspflichten in der arbeitsmedizinischen Vorsorge nicht. Betriebsärzte müssen weiterhin alle Ergebnisse und Befunde der Vorsorge schriftlich festhalten, eine Vorsorgebescheinigung ausstellen und die Erkenntnisse für die Gefährdungsbeurteilung auswerten. Die ePA ist ein zusätzliches Informationsinstrument, kein Ersatz für die vorgeschriebene Dokumentation.

Die ArbMedVV schreibt konkret vor, dass der Arzt oder die Ärztin das Ergebnis sowie die Befunde der arbeitsmedizinischen Vorsorge schriftlich festzuhalten hat. Zusätzlich muss eine Vorsorgebescheinigung ausgestellt werden, die sowohl dem Beschäftigten als auch dem Arbeitgeber übergeben wird. Diese Bescheinigung enthält Angaben darüber, dass, wann und aus welchem Anlass die Vorsorge stattgefunden hat, sowie den Hinweis, wann aus ärztlicher Sicht eine Nachuntersuchung angezeigt ist.

Was sich durch die ePA verändern kann, ist die Qualität der Dokumentation. Wer auf vollständigere Vorinformationen zugreifen kann, etwa auf frühere Diagnosen oder aktuelle Medikationspläne, kann die Arbeitsanamnese gezielter führen und Wechselwirkungen zwischen Arbeitsbedingungen und Gesundheitszustand besser einschätzen. Die ePA liefert damit eine bessere Grundlage für die Vorsorge, ohne die formalen Dokumentationspflichten zu verändern.

Welche technischen Voraussetzungen müssen arbeitsmedizinische Dienste bis 2026 erfüllen?

Um auf die ePA zugreifen zu können, müssen arbeitsmedizinische Dienste an die Telematikinfrastruktur (TI) angebunden sein. Das erfordert einen Konnektor, eine elektronische Heilberufsausweis-Karte (eHBA) für jeden zugreifenden Arzt sowie eine Institutionskarte (SMC-B) für die Einrichtung. Ohne diese technische Grundausstattung ist kein Zugriff auf die ePA möglich.

Im Einzelnen umfasst die technische Vorbereitung folgende Schritte:

TI-Anbindung: Die Einrichtung muss über einen zugelassenen TI-Konnektor verfügen, der die sichere Verbindung zur Telematikinfrastruktur herstellt.
Elektronischer Heilberufsausweis (eHBA): Jeder Betriebsarzt benötigt einen persönlichen eHBA, der als digitale Identität für den Zugriff auf ePA-Daten dient.
Praxisverwaltungssystem oder Fachanwendung: Die verwendete Software muss ePA-kompatibel sein und die Anzeige sowie Verarbeitung der Daten ermöglichen.
Datenschutzkonforme Infrastruktur: Alle Systeme müssen den Anforderungen der DSGVO entsprechen und sicherstellen, dass Daten verschiedener Mandanten strikt getrennt bleiben.

Gerade für überbetriebliche arbeitsmedizinische Dienste, die viele verschiedene Kundenunternehmen betreuen, ist die Mandantentrennung ein wichtiger Aspekt. Systeme müssen sicherstellen, dass ePA-Daten eines Beschäftigten nicht mit Daten aus einem anderen Kundenunternehmen vermischt werden.

Was passiert, wenn Betriebsärzte die ePA-Pflichten nicht einhalten?

Verstöße gegen die datenschutzrechtlichen Pflichten im Umgang mit der ePA können erhebliche Konsequenzen haben. Dazu zählen Bußgelder nach der DSGVO, berufsrechtliche Konsequenzen durch die Ärztekammer sowie zivilrechtliche Haftungsansprüche der betroffenen Beschäftigten. Im schlimmsten Fall droht auch der Verlust der Zulassung bei der Kassenärztlichen Vereinigung.

Konkret können folgende Konsequenzen eintreten:

DSGVO-Bußgelder: Datenschutzbehörden können bei unrechtmäßiger Verarbeitung von Gesundheitsdaten empfindliche Bußgelder verhängen. Gesundheitsdaten gelten als besonders schützenswerte Kategorie nach Artikel 9 DSGVO.
Berufsrechtliche Sanktionen: Die Ärztekammer kann bei Verstößen gegen die Schweigepflicht oder den Datenschutz berufsrechtliche Verfahren einleiten.
Zivilrechtliche Haftung: Beschäftigte, deren Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, können Schadensersatzansprüche geltend machen.
Strafrechtliche Relevanz: Bei schwerwiegenden Verstößen gegen die ärztliche Schweigepflicht nach § 203 StGB kann auch eine strafrechtliche Verfolgung in Betracht kommen.

Besonders heikel ist die Weitergabe von ePA-Inhalten an den Arbeitgeber. Der Betriebsarzt darf dem Arbeitgeber gegenüber nur mitteilen, dass eine Vorsorge stattgefunden hat, nicht aber, welche Befunde oder Diagnosen dabei eine Rolle gespielt haben. Wer diese Grenze überschreitet, riskiert nicht nur rechtliche Konsequenzen, sondern auch das Vertrauen der Beschäftigten, das für eine funktionierende arbeitsmedizinische Betreuung unabdingbar ist.

Wie Vertinex bei ePA 2026 und arbeitsmedizinischer Dokumentation unterstützt

Die Einführung der ePA stellt arbeitsmedizinische Dienste vor neue Anforderungen: technische Anbindung, datenschutzkonforme Verarbeitung, Mandantentrennung und lückenlose Dokumentation müssen Hand in Hand gehen. Wir bei Vertinex entwickeln spezialisierte Softwarelösungen, die genau diese Anforderungen abbilden.

Rechtskonforme Dokumentation nach ArbMedVV: Mit Fabiola dokumentieren Sie arbeitsmedizinische Vorsorgen rechtskonform, inklusive automatischer Wiedervorlagen für Nachuntersuchungen und strukturierter Vorsorgebescheinigungen.
Mandantentrennung für überbetriebliche Dienste: Unsere Lösungen sind so aufgebaut, dass Daten verschiedener Kundenunternehmen strikt getrennt bleiben, ein wichtiger Faktor für die datenschutzkonforme Arbeit mit sensiblen Gesundheitsdaten.
Modularer Aufbau: Sie stellen sich die Software nach Ihren tatsächlichen Anforderungen zusammen, ohne Funktionen zu bezahlen, die Sie nicht benötigen.
Offline-Fähigkeit: Im Außendienst funktionieren unsere Lösungen auch ohne Verbindung zum Internet oder Firmennetzwerk, relevant für Betriebsbegehungen und Vorsorgen vor Ort.
Gemeinsame Datenbank: Alle Vertinex-Programme greifen auf eine gemeinsame Datenbasis zu, was Mehraufwand durch doppelte Datenpflege vermeidet.

Wenn Sie wissen möchten, wie wir Ihren arbeitsmedizinischen Dienst bei der Umsetzung der ePA-Anforderungen konkret unterstützen können, sprechen Sie uns gerne an. Ein Beratungsgespräch hilft dabei, die passende Lösung für Ihre Anforderungen zu finden.