Wie verändert die ePA die Dokumentation in der arbeitsmedizinischen Vorsorge?

Will Daniel · 25 Juni 2026

Die elektronische Patientenakte verändert die Dokumentation in der arbeitsmedizinischen Vorsorge vor allem durch einen neuen Datenzugang: Betriebsärztinnen und Betriebsärzte können mit Einwilligung der Beschäftigten auf relevante Gesundheitsdaten zugreifen und so Vorsorgeuntersuchungen fundierter durchführen. Die eigentliche Dokumentationspflicht nach ArbMedVV bleibt davon unberührt. Die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten Fragen, die sich arbeitsmedizinische Dienste (AMDs) zur ePA in der Praxis stellen.

Was ändert sich durch die ePA für arbeitsmedizinische Dienste konkret?

Für arbeitsmedizinische Dienste bringt die ePA vor allem einen erweiterten Informationszugang. Beschäftigte können Fachärztinnen und Fachärzten für Arbeitsmedizin sowie Ärztinnen und Ärzten mit der Zusatzbezeichnung Betriebsmedizin Einsicht in ihre ePA gewähren. Das ermöglicht eine bessere Einschätzung des individuellen Gesundheitszustands, zum Beispiel beim Impfmanagement oder bei der Beurteilung von Vorerkrankungen.

Was sich nicht ändert: Die ePA ersetzt keine bestehenden Dokumentationspflichten. Sie ist ein zusätzliches Informationswerkzeug, kein Ersatz für die Vorsorgekartei oder die ärztliche Dokumentation nach ArbMedVV. AMDs müssen ihre Abläufe also nicht grundlegend umstellen, aber sie sollten verstehen, wie die ePA sinnvoll in bestehende Prozesse eingebettet werden kann.

Praktisch relevant wird die ePA besonders bei Schutzimpfungen: Statt auf die Eigenauskunft der Beschäftigten angewiesen zu sein, können Betriebsärztinnen und Betriebsärzte direkt auf den elektronischen Impfpass zugreifen, sofern die Einwilligung vorliegt. Das reduziert Rückfragen und verbessert die Qualität der Vorsorge.

Welche Vorsorgedaten dürfen in die ePA eingetragen werden?

In die ePA dürfen grundsätzlich alle medizinischen Daten eingetragen werden, die für die Gesundheitsversorgung relevant sind, darunter Befunde, Diagnosen, Arztbriefe, Laborergebnisse, Medikationspläne und der elektronische Impfpass. Für die Arbeitsmedizin gilt jedoch eine wichtige Einschränkung: Daten, die dem Arbeitgeber zugänglich sein könnten, unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht und dürfen nicht ohne ausdrückliche Einwilligung der Beschäftigten weitergegeben werden.

Was das in der Praxis bedeutet: Ergebnisse arbeitsmedizinischer Vorsorgeuntersuchungen gehören zu den besonders schützenswerten Daten. Der Arbeitgeber erhält lediglich die Vorsorgebescheinigung, die bestätigt, dass eine Vorsorge stattgefunden hat, wann sie stattfand und wann die nächste angezeigt ist. Konkrete Befunde oder Diagnosen bleiben zwischen Arzt und Beschäftigtem.

Für AMDs bedeutet das: Wenn Betriebsärztinnen und Betriebsärzte Daten aus der ePA für die Vorsorge nutzen, fließen diese in die ärztliche Beurteilung ein, werden aber nicht automatisch an den Arbeitgeber weitergeleitet. Die Trennung zwischen medizinischer Dokumentation und arbeitgeberseitiger Vorsorgekartei bleibt bestehen.

Wie verhält sich die ePA zur bestehenden Dokumentationspflicht nach ArbMedVV?

Die ePA ergänzt die Dokumentationspflicht nach ArbMedVV, ersetzt sie aber nicht. Die ArbMedVV verpflichtet Arbeitgeber, eine Vorsorgekartei zu führen, und verpflichtet Ärztinnen und Ärzte, Ergebnisse und Befunde schriftlich festzuhalten sowie eine Vorsorgebescheinigung auszustellen. Diese Pflichten gelten unabhängig davon, ob eine ePA vorhanden ist oder genutzt wird.

Die Vorsorgekartei des Arbeitgebers enthält ausschließlich organisatorische Angaben: wann eine Vorsorge stattfand, aus welchem Anlass und wann die nächste fällig ist. Medizinische Inhalte gehören nicht hinein. Die ärztliche Dokumentation hingegen umfasst Anamnese, Untersuchungsergebnisse und Beratungsinhalte und verbleibt beim Arzt oder der Ärztin.

Die ePA kann in diesem System als ergänzende Informationsquelle dienen: Betriebsärztinnen und Betriebsärzte können vor einer Vorsorgeuntersuchung relevante Vorbefunde einsehen, sofern die Beschäftigten den Zugriff freigegeben haben. Das verbessert die Qualität der Arbeitsanamnese und der individuellen Beratung, ohne die gesetzliche Dokumentationsstruktur zu verändern.

Welche technischen Voraussetzungen brauchen AMDs für die ePA-Anbindung?

Für den Zugriff auf die ePA benötigen arbeitsmedizinische Dienste eine Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI). Diese technische Grundlage wird von der gematik betrieben und ermöglicht den sicheren Datenaustausch im deutschen Gesundheitswesen. Ohne TI-Anbindung ist kein Zugriff auf die ePA möglich.

Konkret brauchen AMDs folgende technische Komponenten:

Einen Konnektor für die Verbindung zur Telematikinfrastruktur
Einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) für die behandelnden Ärztinnen und Ärzte
Eine Institutionskarte (SMC-B) für die Einrichtung selbst
Eine ePA-fähige Primärsystemsoftware, die den Zugriff auf die Patientenakte technisch umsetzt

Für AMDs, die im Außendienst tätig sind, stellt die TI-Anbindung eine besondere Herausforderung dar: Der Zugriff auf die ePA setzt eine aktive Internetverbindung voraus. Wer Vorsorgeuntersuchungen direkt beim Kundenunternehmen durchführt, muss sicherstellen, dass die technische Infrastruktur vor Ort oder über mobile Lösungen gewährleistet ist. Die Prüfung der eigenen IT-Infrastruktur sollte daher frühzeitig erfolgen.

Was bedeutet die ePA für die Mandantentrennung bei überbetrieblichen Diensten?

Die ePA verändert die Anforderungen an die Mandantentrennung bei überbetrieblichen AMDs nicht grundlegend, schafft aber neue Sorgfaltspflichten. Da Beschäftigte verschiedener Kundenunternehmen ihre ePA-Daten für den Zugriff freigeben können, muss sichergestellt sein, dass diese Daten ausschließlich im Kontext der jeweiligen Vorsorge genutzt und nicht mit anderen Mandantendaten vermischt werden.

Überbetriebliche Dienste betreuen ein breites Spektrum an Kundenunternehmen. Die Vorsorgekartei wird für jedes Unternehmen getrennt geführt, und diese Trennung muss auch bei der Nutzung von ePA-Daten konsequent eingehalten werden. Ein Betriebsarzt, der für mehrere Mandanten tätig ist, darf Informationen aus der ePA eines Beschäftigten nur für dessen eigene Vorsorge verwenden, nicht für Auswertungen oder Berichte anderer Kundenunternehmen.

Für die Dokumentationssoftware bedeutet das: Die Mandantentrennung muss auch auf der Ebene der ePA-Zugriffe nachvollziehbar sein. Wer auf ePA-Daten zugreift, in welchem Mandantenkontext und zu welchem Zeitpunkt, sollte protokolliert werden. Das schützt sowohl die Beschäftigten als auch den AMD vor datenschutzrechtlichen Risiken.

Wann müssen AMDs ihre Dokumentationssoftware auf ePA-Kompatibilität prüfen?

AMDs sollten ihre Dokumentationssoftware jetzt auf ePA-Kompatibilität prüfen. Die ePA wurde schrittweise eingeführt und ist seit 2021 für gesetzlich Versicherte nutzbar. Seit 2025 gilt das Opt-out-Prinzip: Alle gesetzlich Versicherten erhalten automatisch eine ePA, sofern sie nicht aktiv widersprechen. Das bedeutet, dass ein wachsender Anteil der Beschäftigten eine aktive ePA hat und den Zugriff für Betriebsärztinnen und Betriebsärzte freigeben kann.

Wer die ePA in der arbeitsmedizinischen Vorsorge nutzen möchte, braucht eine Softwarelösung, die:

die TI-Anbindung technisch unterstützt
den ePA-Zugriff in den Vorsorge-Workflow integriert
die Mandantentrennung auch bei ePA-Zugriffen sicherstellt
Zugriffsprotokolle datenschutzkonform speichert

Wer 2026 noch mit einer Software arbeitet, die keine TI-Anbindung unterstützt, schließt sich von einem wachsenden Informationskanal aus. Das ist kein gesetzlicher Zwang, aber ein praktischer Nachteil, der die Qualität der Vorsorge und die Effizienz der Abläufe beeinträchtigen kann. Die Prüfung sollte daher nicht auf die lange Bank geschoben werden.

Wie Vertinex bei der ePA-Integration in die Dokumentation der Arbeitsmedizin unterstützt

Die Anforderungen rund um die ePA, ArbMedVV-konforme Dokumentation und Mandantentrennung lassen sich nur mit einer Softwarelösung zuverlässig abbilden, die speziell für arbeitsmedizinische Dienste entwickelt wurde. Genau das ist unser Ansatz.

Mit Vertinex unterstützen wir AMDs bei der digitalen Gesundheitsdokumentation auf mehreren Ebenen:

Rechtskonformes Dokumentieren nach ArbMedVV: Unsere Software Fabiola bildet arbeitsmedizinische Vorsorgen nach aktueller ArbMedVV ab, untergliedert in Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorge, und generiert automatisiert Wiedervorlagen für Nachuntersuchungen.
Mandantentrennung für überbetriebliche Dienste: Unsere Lösungen sind so aufgebaut, dass Daten verschiedener Kundenunternehmen sauber getrennt bleiben, auch wenn ein AMD viele Mandanten gleichzeitig betreut.
Offline-Fähigkeit im Außendienst: Unsere Software funktioniert auch ohne Internetverbindung, was für AMDs, die direkt beim Kundenunternehmen vor Ort arbeiten, einen konkreten Vorteil bedeutet.
Gemeinsame Datenbank: Alle unsere Programme sind über eine gemeinsame Datenbank vernetzt, sodass Arbeitsmedizin und Arbeitssicherheit ohne Mehraufwand zusammenarbeiten können.
Skalierbarkeit: Unser modularer Aufbau erlaubt es, die Software genau auf die Anforderungen und das Budget des jeweiligen Dienstes zuzuschneiden.

Wenn Sie wissen möchten, wie wir Ihren AMD konkret bei der ePA-Anbindung und der ArbMedVV-konformen Dokumentation unterstützen können, freuen wir uns auf ein Beratungsgespräch.