Wie schützt die DSGVO Arbeitnehmer bei der Nutzung der ePA im Betrieb?

Will Daniel · 01 Juli 2026

Die DSGVO schützt Arbeitnehmer bei der Nutzung der elektronischen Patientenakte im Betrieb dadurch, dass Gesundheitsdaten als besonders sensible Datenkategorie gelten und nur mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person verarbeitet werden dürfen. Arbeitgeber haben grundsätzlich keinen Zugriff auf die ePA. Nur Betriebsärzte und Fachärzte für Arbeitsmedizin können Einsicht erhalten, wenn der Arbeitnehmer dies aktiv freigibt. Die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten Fragen rund um Datenschutz, Rechte und Pflichten im Zusammenhang mit der ePA im betrieblichen Kontext.

Welche Daten der ePA darf der Arbeitgeber einsehen?

Der Arbeitgeber darf grundsätzlich keine Daten aus der elektronischen Patientenakte einsehen. Die ePA ist eine persönliche Gesundheitsakte, auf die ausschließlich die versicherte Person sowie von ihr ausdrücklich autorisierte medizinische Fachkräfte zugreifen können. Ein Arbeitgeber gehört nicht zu diesem Personenkreis, unabhängig von seiner Stellung im Unternehmen.

Die ePA enthält hochsensible Informationen wie Diagnosen, Befunde, Arztbriefe, Laborergebnisse, Medikationspläne, Röntgenbilder und den elektronischen Impfpass. Der Zugriff auf diese Daten ist technisch über die Telematikinfrastruktur (TI) geregelt, die von der gematik betrieben wird. Nur wer vom Versicherten explizit freigeschaltet wurde, kann die Akte lesen.

Selbst der Betriebsarzt erhält keinen automatischen Zugang. Der Arbeitnehmer muss dem Betriebsarzt oder dem Facharzt für Arbeitsmedizin den Zugriff gezielt gewähren. Diese Freigabe kann jederzeit widerrufen werden. Was der Betriebsarzt im Rahmen der arbeitsmedizinischen Vorsorge aus der ePA erfährt, darf er nicht an den Arbeitgeber weitergeben. Die ärztliche Schweigepflicht gilt hier uneingeschränkt.

Wie regelt die DSGVO die Verarbeitung von Gesundheitsdaten im Arbeitskontext?

Die DSGVO stuft Gesundheitsdaten in Artikel 9 als besondere Kategorie personenbezogener Daten ein. Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich verboten, es sei denn, es liegt eine ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person vor oder ein gesetzlich anerkannter Ausnahmetatbestand greift. Im Arbeitskontext bedeutet das: Ohne klare Rechtsgrundlage darf niemand Gesundheitsdaten von Beschäftigten verarbeiten.

Für die ePA im betriebsärztlichen Umfeld ist die Rechtsgrundlage das Patientendaten-Schutz-Gesetz (PDSG) in Verbindung mit der DSGVO. Danach können Arbeitnehmer Fachärzten für Arbeitsmedizin sowie Ärzten mit der Zusatzbezeichnung Betriebsmedizin Zugriff auf ihre ePA gewähren. Diese Möglichkeit besteht freiwillig und dient dem Zweck, die arbeitsmedizinische Betreuung zu verbessern, etwa durch umfassendere Informationen bei Schutzimpfungen oder bei der Einschätzung von Risikofaktoren.

Im Arbeitskontext gilt außerdem das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das die DSGVO für den deutschen Beschäftigungskontext konkretisiert. Demnach dürfen Gesundheitsdaten von Beschäftigten nur verarbeitet werden, wenn dies zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht erforderlich ist. Die freiwillige Nutzung der ePA durch den Arbeitnehmer gegenüber dem Betriebsarzt fällt in diesen Rahmen, solange keine Drucksituation durch den Arbeitgeber entsteht.

Welche Rechte haben Arbeitnehmer gegenüber dem Betriebsarzt bezüglich ihrer ePA-Daten?

Arbeitnehmer behalten gegenüber dem Betriebsarzt die volle Kontrolle über ihre ePA-Daten. Sie entscheiden selbst, ob sie dem Betriebsarzt Zugriff gewähren, welche Inhalte sichtbar sind und wann sie die Freigabe wieder entziehen. Es besteht keine Pflicht, die ePA im Rahmen der arbeitsmedizinischen Vorsorge zu öffnen.

Konkret haben Arbeitnehmer folgende Rechte:

Recht auf Freiwilligkeit: Die Freigabe der ePA an den Betriebsarzt ist stets freiwillig. Wer sie verweigert, darf dadurch keine beruflichen Nachteile erleiden.
Recht auf Auskunft: Arbeitnehmer können jederzeit erfahren, welche Daten der Betriebsarzt gespeichert hat und zu welchem Zweck.
Recht auf Berichtigung und Löschung: Fehlerhafte oder nicht mehr notwendige Daten können korrigiert oder gelöscht werden.
Recht auf Widerruf: Die Freigabe der ePA kann jederzeit ohne Angabe von Gründen zurückgezogen werden.
Schweigepflicht des Arztes: Was der Betriebsarzt aus der ePA erfährt, unterliegt der ärztlichen Schweigepflicht. Der Arbeitgeber erhält nur eine Vorsorgebescheinigung mit Datum und Anlass der Untersuchung, aber keine medizinischen Details.

Diese Rechte gelten unabhängig davon, ob der Betriebsarzt intern angestellt oder Teil eines überbetrieblichen arbeitsmedizinischen Dienstes ist.

Was passiert mit ePA-Daten, wenn ein Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt?

Wenn ein Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt, ändert sich an der ePA selbst nichts. Die elektronische Patientenakte gehört dem Versicherten und bleibt bei der gesetzlichen Krankenkasse. Freigaben, die dem Betriebsarzt des alten Arbeitgebers erteilt wurden, sollten aktiv widerrufen werden, sofern keine weitere Betreuung gewünscht ist.

Für die betriebsärztliche Dokumentation gilt eine andere Regelung. Der Arbeitgeber ist nach der Arbeitsmedizinischen Vorsorgeverordnung (ArbMedVV) verpflichtet, eine Vorsorgekartei zu führen. Diese enthält jedoch nur Angaben darüber, wann und aus welchem Anlass eine arbeitsmedizinische Vorsorge stattgefunden hat, keine medizinischen Befunde. Bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses muss der Arbeitgeber der betroffenen Person eine Kopie der sie betreffenden Einträge aushändigen.

Medizinische Unterlagen, die der Betriebsarzt im Rahmen der Vorsorge angelegt hat, unterliegen der ärztlichen Dokumentationspflicht und verbleiben beim Arzt beziehungsweise beim arbeitsmedizinischen Dienst. Der Arbeitgeber hat auf diese Unterlagen keinen Zugriff, auch nicht nach dem Ausscheiden des Arbeitnehmers. Wer als Arbeitnehmer sichergehen möchte, sollte beim Betriebsarzt aktiv nachfragen, welche Daten gespeichert sind und gegebenenfalls deren Löschung beantragen.

Wie unterscheidet sich der Datenschutz bei der ePA von klassischen Betriebsarztakten?

Der wesentliche Unterschied liegt in der Kontrolle und der Infrastruktur. Klassische Betriebsarztakten werden vom Betriebsarzt selbst geführt und verwaltet. Die ePA hingegen liegt in der Hand des Versicherten und wird über die Telematikinfrastruktur der gematik bereitgestellt. Der Arbeitnehmer entscheidet aktiv, wer Zugriff erhält, und kann diesen jederzeit entziehen.

Klassische Betriebsarztakte

Betriebsarztakten entstehen durch die Dokumentation des Arztes im Rahmen von Vorsorgeuntersuchungen. Sie liegen beim Arzt oder beim arbeitsmedizinischen Dienst und sind durch die ärztliche Schweigepflicht geschützt. Der Arbeitnehmer hat das Recht auf Einsicht, aber die Akte selbst gehört nicht ihm. Bei einem Wechsel des Betriebsarztes oder des Dienstleisters kann die Übertragung der Daten aufwendig sein.

Elektronische Patientenakte

Die ePA gehört dem Versicherten. Er kann Inhalte hinzufügen, löschen und gezielt freigeben. Die Freigabe für den Betriebsarzt ist granular steuerbar: Der Arbeitnehmer kann einzelne Datenkategorien sperren und andere freigeben. Technisch ist der Zugriff über die Telematikinfrastruktur abgesichert, was ein hohes Maß an Nachvollziehbarkeit bietet. Gleichzeitig bedeutet das, dass der Betriebsarzt nur dann auf relevante Gesundheitsinformationen zugreifen kann, wenn der Arbeitnehmer dies aktiv ermöglicht.

Beide Systeme ergänzen sich in der Praxis. Die ePA kann dem Betriebsarzt helfen, einen umfassenderen Blick auf den Gesundheitszustand des Arbeitnehmers zu gewinnen, während die betriebsärztliche Dokumentation die spezifischen Ergebnisse der arbeitsmedizinischen Vorsorge festhält.

Welche Pflichten haben arbeitsmedizinische Dienste beim Umgang mit der ePA?

Arbeitsmedizinische Dienste (AMD) haben beim Umgang mit ePA-Daten dieselben datenschutzrechtlichen Pflichten wie alle anderen medizinischen Einrichtungen. Sie müssen die DSGVO, das BDSG und die ärztliche Schweigepflicht einhalten. Darüber hinaus gelten spezifische Anforderungen aus der ArbMedVV sowie aus dem PDSG für den Zugriff auf die ePA.

Konkret bedeutet das für arbeitsmedizinische Dienste:

Einwilligung dokumentieren: Bevor ein Arzt des AMD auf die ePA eines Arbeitnehmers zugreift, muss die ausdrückliche Freigabe durch den Versicherten vorliegen und nachvollziehbar dokumentiert sein.
Zweckbindung einhalten: Daten aus der ePA dürfen nur für den konkreten arbeitsmedizinischen Zweck genutzt werden, für den die Freigabe erteilt wurde. Eine Weitergabe an den Arbeitgeber ist ausgeschlossen.
Mandantentrennung sicherstellen: Überbetriebliche AMDs betreuen mehrere Kundenunternehmen. Dabei müssen Daten verschiedener Arbeitnehmer und Unternehmen strikt getrennt gehalten werden, um Verwechslungen und unberechtigte Zugriffe zu verhindern.
Technische und organisatorische Maßnahmen: AMDs müssen sicherstellen, dass ihre IT-Systeme den Anforderungen der DSGVO entsprechen, insbesondere hinsichtlich Zugriffsschutz, Verschlüsselung und Protokollierung.
Auskunftspflicht gegenüber Betroffenen: Arbeitnehmer können jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche ihrer Daten der AMD verarbeitet. Diese Anfragen müssen zeitnah und vollständig beantwortet werden.

Gerade für überbetriebliche Dienste ist die rechtskonforme Dokumentation und Datentrennung eine der zentralen Herausforderungen im Alltag. Softwarelösungen, die speziell für die Arbeitsmedizin entwickelt wurden, können dabei helfen, diese Anforderungen strukturiert und nachvollziehbar zu erfüllen.

Wie Vertinex bei der ePA-Einführung in der Arbeitsmedizin unterstützt

Die Einführung der ePA stellt arbeitsmedizinische Dienste vor neue Anforderungen an Dokumentation, Datenschutz und digitale Prozesse. Wir bei Vertinex entwickeln spezialisierte Softwarelösungen, die genau auf diese Anforderungen zugeschnitten sind.

Rechtskonforme Dokumentation nach ArbMedVV: Unsere Software Fabiola bildet arbeitsmedizinische Vorsorgen rechtskonform ab und unterstützt bei der strukturierten Erfassung aller relevanten Vorgänge.
Mandantentrennung für überbetriebliche Dienste: Claudio und Fabiola ermöglichen eine klare Trennung von Daten verschiedener Kundenunternehmen, was für AMDs mit breitem Kundenspektrum besonders relevant ist.
Gemeinsame Datenbank für alle Module: Eine zentrale Datenbasis vernetzt Arbeitsmedizin und Arbeitssicherheit miteinander und reduziert Mehraufwand bei der Datenpflege.
Offline-Fähigkeit im Außendienst: Unsere Lösungen funktionieren auch ohne Internetverbindung, was bei Betriebsbegehungen und auswärtigen Untersuchungen praktisch ist.
Skalierbar und modular: Ob kleiner AMD oder großer überbetrieblicher Dienst, die Software lässt sich individuell zusammenstellen und an bestehende Systeme wie SAP oder Datev anbinden.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir Ihren arbeitsmedizinischen Dienst bei der digitalen Dokumentation und der datenschutzkonformen Verwaltung von Gesundheitsdaten unterstützen können, freuen wir uns auf ein Beratungsgespräch.