Was ist die elektronische Patientenakte (ePA) und wie funktioniert sie?

Will Daniel · 19 Juni 2026

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist eine digitale Sammlung medizinischer Gesundheitsdaten, die Versicherte der gesetzlichen Krankenversicherung zentral speichern und verwalten können. Sie fasst Befunde, Medikationspläne, Arztbriefe und weitere Gesundheitsinformationen an einem Ort zusammen und macht sie für berechtigte Behandler zugänglich. Die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten Fragen rund um Funktion, Zugriff, Datenschutz und die Bedeutung der ePA für arbeitsmedizinische Dienste.

Welche Daten werden in der ePA gespeichert?

In der elektronischen Patientenakte werden medizinische Dokumente und Gesundheitsinformationen gespeichert, die im Laufe der Behandlung entstehen. Dazu gehören Arztbriefe, Befundberichte, Laborergebnisse, Röntgenbilder, Impfnachweise, Medikationspläne sowie Entlassbriefe aus Krankenhäusern. Versicherte können außerdem eigene Dokumente wie Patientenverfügungen oder Pflegeberichte hochladen.

Die ePA ist als wachsendes Dokument konzipiert: Mit jeder Behandlung kommen neue Einträge hinzu. Behandelnde Ärzte, Zahnärzte, Krankenhäuser und Apotheken können Dokumente direkt in die Akte einstellen, sofern die versicherte Person dies erlaubt. Ziel ist es, eine vollständige und aktuelle Übersicht über den Gesundheitszustand einer Person bereitzustellen, die bisher auf viele verschiedene Praxen und Einrichtungen verteilt war.

Besonders relevant ist die Medikationsliste: Sie zeigt alle verordneten Arzneimittel auf einen Blick und hilft dabei, gefährliche Wechselwirkungen zu erkennen. Auch der elektronische Impfausweis ist Teil der ePA und ersetzt langfristig den papierbasierten Impfpass.

Wie funktioniert der Zugriff auf die ePA?

Der Zugriff auf die digitale Patientenakte erfolgt über die Telematikinfrastruktur (TI), das sichere Datennetz des deutschen Gesundheitswesens. Versicherte verwalten ihre ePA über die App ihrer Krankenkasse. Behandelnde Einrichtungen greifen über ihre Praxissoftware und einen Konnektor auf die TI zu, der die Verbindung zur ePA herstellt.

Das Prinzip ist klar: Ohne ausdrückliche Freigabe durch die versicherte Person kann niemand auf die Akte zugreifen. Versicherte entscheiden selbst, welche Einrichtung welche Dokumente sehen darf, und können Zugriffsrechte jederzeit über die App einschränken oder entziehen. Wer keine App nutzen möchte, kann Zugriffsrechte alternativ direkt in der Arztpraxis vergeben.

Seit 2025 gilt das Opt-out-Modell: Alle gesetzlich Versicherten erhalten automatisch eine ePA, sofern sie nicht aktiv widersprechen. Das vereinfacht die Einführung erheblich und stellt sicher, dass die Akte für die breite Bevölkerung nutzbar wird, ohne dass jeder aktiv einen Antrag stellen muss.

Wer darf die elektronische Patientenakte einsehen?

Grundsätzlich dürfen nur Personen und Einrichtungen auf die ePA zugreifen, denen die versicherte Person ausdrücklich Zugriff gewährt hat. Das können Hausärzte, Fachärzte, Zahnärzte, Krankenhäuser, Apotheken und Pflegeeinrichtungen sein. Ohne aktive Freigabe bleibt die Akte für alle gesperrt, auch für die Krankenkasse selbst.

Die Krankenkasse stellt die technische Infrastruktur bereit, hat aber keinen Einblick in die medizinischen Inhalte der Akte. Versicherungsunternehmen, Arbeitgeber und Behörden haben grundsätzlich keinen Zugriff. Das ist gesetzlich geregelt und soll sicherstellen, dass Gesundheitsdaten nicht für versicherungsrechtliche oder arbeitsrechtliche Entscheidungen genutzt werden können.

Versicherte können den Zugriff sehr granular steuern: Sie können einzelne Dokumente für bestimmte Einrichtungen sperren oder den Zugriff zeitlich begrenzen. So lässt sich zum Beispiel festlegen, dass ein Orthopäde nur die Röntgenbilder sieht, nicht aber psychiatrische Befunde.

Wie schützt die ePA sensible Gesundheitsdaten?

Die ePA schützt Gesundheitsdaten durch mehrere technische und rechtliche Sicherheitsmechanismen. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Der Zugriff ist nur über die gesicherte Telematikinfrastruktur möglich, die ausschließlich für zugelassene Einrichtungen im Gesundheitswesen zugänglich ist. Zusätzlich authentifizieren sich Behandler mit ihrem elektronischen Heilberufsausweis.

Auf der rechtlichen Seite gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Verbindung mit dem Sozialgesetzbuch V. Gesundheitsdaten zählen zu den besonders schützenswerten Datenkategorien und unterliegen strengen Verarbeitungsregeln. Unbefugter Zugriff ist strafbar.

Ein weiterer Schutzmechanismus ist das Protokollierungssystem: Jeder Zugriff auf die ePA wird aufgezeichnet. Versicherte können jederzeit nachvollziehen, wer wann welche Daten abgerufen hat. Das schafft Transparenz und ermöglicht es, unberechtigte Zugriffe zu erkennen und zu melden.

Was bedeutet die ePA für arbeitsmedizinische Dienste?

Für arbeitsmedizinische Dienste (AMD) bringt die ePA sowohl Chancen als auch klare Grenzen mit sich. Arbeitsmediziner können grundsätzlich Zugriff auf relevante Gesundheitsinformationen erhalten, wenn die untersuchte Person dies ausdrücklich erlaubt. Das kann die Qualität der arbeitsmedizinischen Vorsorge verbessern, weil Vorerkrankungen, Medikationen und frühere Befunde besser berücksichtigt werden können.

Gleichzeitig gilt: Arbeitsmedizinische Vorsorge nach der Arbeitsmedizinischen Vorsorgeverordnung (ArbMedVV) unterliegt strengen Regeln zur ärztlichen Schweigepflicht. Ergebnisse von Vorsorgeuntersuchungen dürfen dem Arbeitgeber nicht mitgeteilt werden. Der Arbeitgeber erhält lediglich eine Vorsorgebescheinigung, die bestätigt, dass eine Untersuchung stattgefunden hat, wann sie stattfand und wann die nächste Vorsorge angezeigt ist. Medizinische Befunde bleiben vertraulich.

Die ePA verändert an dieser grundlegenden Trennung nichts. Arbeitsmediziner sind weiterhin an die ärztliche Schweigepflicht gebunden und dürfen Informationen aus der ePA nicht an den Arbeitgeber weitergeben. Was sich verbessern kann, ist die interne Dokumentationsqualität: Wenn ein AMD-Arzt mit Einwilligung des Beschäftigten Zugriff auf relevante Vordiagnosen hat, kann die Arbeitsanamnese vollständiger und die Beratung gezielter ausfallen.

Für AMDs, die viele Kundenunternehmen betreuen, bleibt die saubere Trennung von Mandantendaten und die rechtskonforme Dokumentation nach ArbMedVV weiterhin die zentrale Herausforderung. Die ePA ergänzt hier bestehende Prozesse, ersetzt aber keine spezialisierte Softwarelösung für die arbeitsmedizinische Dokumentation.

Ab wann ist die ePA verpflichtend und was ändert sich?

Die ePA ist seit dem 15. Januar 2025 für alle gesetzlich Versicherten in Deutschland aktiv, sofern sie nicht aktiv widersprochen haben. Das Opt-out-Modell wurde mit dem Digital-Gesetz (DigiG) eingeführt. Bis Ende 2025 wurde die ePA schrittweise in allen Kassenärztlichen Vereinigungen ausgerollt, sodass 2026 flächendeckend alle gesetzlich Versicherten eine aktive ePA haben.

Was sich konkret ändert: Arztpraxen, Krankenhäuser und Apotheken sind verpflichtet, Dokumente in die ePA einzustellen, wenn die versicherte Person keinen Widerspruch eingelegt hat. Das bedeutet mehr Aufwand in der Praxisorganisation, aber auch eine bessere Datenbasis für die Behandlung. Doppeluntersuchungen können reduziert werden, weil Befunde nicht mehr mehrfach erhoben werden müssen.

Für Privatversicherte gilt die ePA zunächst nicht verpflichtend. Private Krankenversicherungen können eigene Lösungen anbieten, sind aber nicht gesetzlich dazu verpflichtet. Langfristig wird eine Ausweitung auf die private Krankenversicherung politisch diskutiert, ist aber 2026 noch nicht umgesetzt.

Für arbeitsmedizinische Dienste bedeutet die flächendeckende Einführung der ePA, dass Beschäftigte zunehmend mit der Akte vertraut sind und aktiv entscheiden können, ob sie dem AMD Einblick in relevante Gesundheitsdaten gewähren. Das stärkt die informierte Einwilligung als Grundprinzip der arbeitsmedizinischen Vorsorge.

Wie Vertinex bei der ePA und arbeitsmedizinischer Dokumentation unterstützt

Die Einführung der ePA verändert, wie Gesundheitsdaten im Versorgungsalltag fließen. Für arbeitsmedizinische Dienste bleibt aber klar: Die rechtskonforme Dokumentation nach ArbMedVV, die Verwaltung von Vorsorgefristen und die Mandantentrennung lassen sich nicht durch die ePA abbilden. Dafür braucht es spezialisierte Software.

Rechtskonforme Vorsorgedokumentation: Unsere Software Vertinex Fabiola bildet arbeitsmedizinische Vorsorgen nach aktueller ArbMedVV vollständig ab, inklusive Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorge.
Automatisierte Wiedervorlagen: Wir generieren Erinnerungen für Nachuntersuchungen automatisch, sodass keine Fristen übersehen werden.
Mandantentrennung: Für überbetriebliche AMDs trennen wir Daten verschiedener Kundenunternehmen sauber voneinander, um Verwechslungen und Datenschutzverstöße zu vermeiden.
Digitale Vorsorgekartei: Wir führen die gesetzlich vorgeschriebene Vorsorgekartei digital und revisionssicher, inklusive automatischer Löschfristen nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.
Offline-Fähigkeit: Unsere Lösungen funktionieren auch ohne Internetverbindung, was für Außendiensteinsätze bei Kundenunternehmen besonders relevant ist.

Wenn Sie wissen möchten, wie unsere Softwarelösungen konkret in Ihren AMD-Alltag passen, freuen wir uns auf ein Beratungsgespräch.