Wer darf auf die ePA eines Mitarbeiters im Betrieb zugreifen?

Will Daniel · 27 Juni 2026

Auf die elektronische Patientenakte eines Mitarbeiters darf grundsätzlich nur zugegriffen werden, wenn der Mitarbeiter selbst diesen Zugriff aktiv erteilt hat. Weder Arbeitgeber noch Betriebsarzt erhalten automatisch Einsicht. Die ePA gehört dem Patienten, und er allein entscheidet, wer welche Daten sehen darf. Die folgenden Abschnitte klären die wichtigsten Fragen rund um Zugriffsrechte, Datenschutz und die Rolle der ePA in der Arbeitsmedizin.

Wer hat gesetzlich das Recht, die ePA eines Mitarbeiters einzusehen?

Gesetzlich haben nur Personen Zugriff auf die ePA, denen der Versicherte diesen Zugriff ausdrücklich gewährt hat. Das sind in der Regel behandelnde Ärzte, Fachärzte, Krankenhäuser und Apotheken. Niemand sonst, auch kein Arbeitgeber und kein Betriebsarzt, darf ohne Zustimmung des Patienten auf die Akte zugreifen.

Die rechtliche Grundlage dafür bildet das Patientendaten-Schutz-Gesetz (PDSG). Es stellt klar, dass die ePA ein Instrument der Selbstbestimmung ist: Der Versicherte kontrolliert vollständig, welche Daten gespeichert werden, welche gelöscht werden und wer Einsicht erhält. Technisch wird dieser Schutz über die Telematikinfrastruktur (TI) der gematik umgesetzt, die den Zugriff auf autorisierte Leistungserbringer beschränkt.

Zugriffsberechtigt sind demnach nur Personen, die:

als Leistungserbringer im Gesundheitswesen zugelassen sind,
über einen gültigen Heilberufsausweis verfügen
und vom Versicherten aktiv freigeschaltet wurden.

Seit dem 1. Oktober 2025 sind alle Leistungserbringer verpflichtet, die ePA im Behandlungsprozess einzusetzen und relevante Daten einzupflegen. Das ändert jedoch nichts an der grundlegenden Regel: Zugriff setzt immer die Zustimmung des Patienten voraus.

Darf der Betriebsarzt auf die ePA zugreifen?

Ja, ein Betriebsarzt darf auf die ePA zugreifen, aber nur, wenn der Mitarbeiter ihm diesen Zugriff ausdrücklich erteilt. Das PDSG ermöglicht es Versicherten, Fachärztinnen und Fachärzten für Arbeitsmedizin sowie Ärztinnen und Ärzten mit der Zusatzbezeichnung „Betriebsmedizin“ Einsicht in ihre ePA-Daten zu gewähren.

Dieser Zugriff ist freiwillig und kann jederzeit widerrufen werden. Der Betriebsarzt hat kein automatisches Zugriffsrecht, nur weil er im Rahmen einer arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchung tätig wird. Die Initiative muss vom Mitarbeiter ausgehen.

Für die Praxis bedeutet das: Wenn ein Mitarbeiter dem Betriebsarzt Zugriff gewährt, kann dieser beispielsweise bei Schutzimpfungen auf vorhandene Impfdaten, Diagnosen oder Medikationspläne zurückgreifen. Das verbessert die Einschätzung des Gesundheitszustands und hilft dabei, Risikofaktoren frühzeitig zu erkennen. Doppeluntersuchungen lassen sich so vermeiden.

Wichtig: Selbst wenn der Betriebsarzt Zugriff auf die ePA hat, unterliegt er weiterhin der ärztlichen Schweigepflicht. Erkenntnisse aus der ePA darf er nicht ohne Weiteres an den Arbeitgeber weitergeben. Was der Arbeitgeber erhält, ist lediglich die Vorsorgebescheinigung, also die Bestätigung, dass eine Untersuchung stattgefunden hat, und gegebenenfalls die Empfehlung für den nächsten Termin.

Kann der Arbeitgeber die ePA eines Mitarbeiters einsehen?

Nein. Der Arbeitgeber hat keinen Zugriff auf die ePA eines Mitarbeiters, weder direkt noch indirekt. Die ePA ist eine medizinische Akte, die ausschließlich dem Versicherten gehört. Arbeitgeber sind keine Leistungserbringer im Sinne des Gesundheitssystems und erhalten daher grundsätzlich keine Zugangsberechtigung.

Das gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber einen Betriebsarzt beauftragt hat. Der Betriebsarzt arbeitet zwar im Auftrag des Arbeitgebers, ist aber medizinisch und rechtlich unabhängig. Er darf dem Arbeitgeber keine Gesundheitsdaten aus der ePA oder aus der Vorsorgeuntersuchung mitteilen, es sei denn, der Mitarbeiter hat ausdrücklich zugestimmt.

Was der Arbeitgeber nach einer arbeitsmedizinischen Vorsorge erhält, ist gesetzlich klar geregelt: Er bekommt eine Vorsorgebescheinigung mit dem Datum der Untersuchung, dem Anlass und dem empfohlenen Zeitpunkt für die nächste Vorsorge. Gesundheitliche Details bleiben vertraulich. Außerdem ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine Vorsorgekartei zu führen, die jedoch keine medizinischen Befunde enthält, sondern nur administrative Angaben zu den durchgeführten Vorsorgen.

Wie steuert ein Mitarbeiter selbst, wer auf seine ePA zugreifen darf?

Mitarbeiter steuern den Zugriff auf ihre ePA vollständig über die App ihrer gesetzlichen Krankenkasse oder über ein Patientenportal. Dort können sie einzelnen Leistungserbringern Zugriff erteilen, diesen zeitlich begrenzen oder jederzeit wieder entziehen. Auch einzelne Dokumente lassen sich gezielt sperren oder freigeben.

Die Steuerungsmöglichkeiten im Überblick:

Zugriffserteilung: Der Versicherte wählt aktiv aus, welche Ärzte oder Einrichtungen Einsicht erhalten sollen.
Zeitliche Begrenzung: Zugriffe können auf einen bestimmten Zeitraum beschränkt werden, zum Beispiel für die Dauer einer Behandlung.
Dokumentenebene: Einzelne Dokumente oder Datenkategorien lassen sich separat freigeben oder sperren.
Widerruf: Jede Freigabe kann jederzeit ohne Angabe von Gründen zurückgezogen werden.
Löschung: Versicherte können Daten aus ihrer ePA löschen lassen.

Seit dem 15. Januar 2025 erhalten alle gesetzlich Krankenversicherten automatisch eine ePA, sofern sie nicht aktiv widersprochen haben. Wer keine ePA möchte, kann dem Opt-out-Verfahren widersprechen. Wer eine ePA hat, aber bestimmte Inhalte schützen möchte, kann diese gezielt verbergen, ohne die gesamte Akte zu deaktivieren.

Ein häufig übersehener Punkt: Viele Versicherte wissen nicht ausreichend über ihr Widerspruchsrecht und ihre Steuerungsmöglichkeiten Bescheid. Es lohnt sich, die Einstellungen in der Krankenkassen-App einmal gezielt zu prüfen, bevor man einem Arzt oder Betriebsarzt Zugriff gewährt.

Was bedeutet die ePA für die arbeitsmedizinische Dokumentation?

Die ePA verändert die arbeitsmedizinische Dokumentation nicht grundlegend, ergänzt sie aber sinnvoll. Arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen werden weiterhin separat dokumentiert und unterliegen den Vorgaben der ArbMedVV. Die ePA ist kein Ersatz für die betriebliche Vorsorgekartei, kann aber als zusätzliche Informationsquelle dienen, wenn der Mitarbeiter den Zugriff erteilt.

Konkret bedeutet das für den Arbeitsalltag in arbeitsmedizinischen Diensten:

Die Vorsorgekartei bleibt Pflicht. Der Arbeitgeber muss weiterhin dokumentieren, dass, wann und aus welchem Anlass eine Vorsorge stattgefunden hat.
Die ePA kann den Betriebsarzt mit zusätzlichen Informationen versorgen, zum Beispiel zu Vorerkrankungen, Medikationen oder Impfstatus, wenn der Mitarbeiter Zugriff gewährt.
Doppeluntersuchungen lassen sich vermeiden, weil bereits vorliegende Befunde aus der ePA berücksichtigt werden können.
Die Trennung zwischen medizinischen Daten und administrativen Angaben bleibt bestehen: Was in die Vorsorgekartei gehört, ist gesetzlich definiert und enthält keine Diagnosen.

Für überbetriebliche arbeitsmedizinische Dienste, die viele verschiedene Kundenunternehmen betreuen, ändert die ePA an der grundlegenden Dokumentationspflicht nichts. Die Mandantentrennung, also die saubere Trennung der Daten verschiedener Kundenunternehmen, bleibt eine organisatorische und softwareseitige Anforderung, die unabhängig von der ePA besteht.

Wie Vertinex bei der ePA-konformen Arbeitsmedizin unterstützt

Die ePA bringt neue Möglichkeiten in die Arbeitsmedizin, stellt aber auch neue Anforderungen an die Dokumentation und die Datentrennung. Wir bei Vertinex haben unsere Softwarelösungen genau auf diese Anforderungen ausgerichtet.

Rechtskonforme Dokumentation nach ArbMedVV: Mit Fabiola dokumentieren Sie arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen vollständig und rechtskonform, inklusive Vorsorgebescheinigungen und automatisierter Wiedervorlagen.
Digitale Vorsorgekartei: Claudio ermöglicht die Führung der gesetzlich vorgeschriebenen Vorsorgekartei, klar getrennt von medizinischen Befunden.
Mandantentrennung für überbetriebliche Dienste: Unsere Software trennt Daten verschiedener Kundenunternehmen sauber voneinander, damit keine Verwechslungen entstehen.
Offline-Fähigkeit: Im Außendienst arbeiten unsere Lösungen auch ohne Internetverbindung, was gerade bei Betriebsbegehungen relevant ist.
Modularer Aufbau: Sie setzen nur die Funktionen ein, die Sie tatsächlich brauchen, passend zu Ihrem Betrieb und Budget.

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