Wie können Arbeitsmedizinische Dienste die ePA datenschutzkonform nutzen?

Will Daniel · 07 Juli 2026

Arbeitsmedizinische Dienste dürfen die elektronische Patientenakte (ePA) nur in einem eng begrenzten Rahmen nutzen. Der Zugriff ist an eine ausdrückliche Einwilligung der Beschäftigten geknüpft, und das ärztliche Trennungsgebot zwischen Vorsorge und Eignungsuntersuchung gilt auch im digitalen Kontext. Die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten Fragen rund um Datenschutz, Technik und Compliance beim ePA-Einsatz in arbeitsmedizinischen Diensten.

Welche Daten dürfen AMDs in der ePA einsehen und speichern?

Arbeitsmedizinische Dienste dürfen in der ePA ausschließlich Daten einsehen und speichern, die in einem direkten Zusammenhang mit der arbeitsmedizinischen Vorsorge nach ArbMedVV stehen. Dazu gehören Vorsorgebescheinigungen, Angaben zu Vorsorgeanlässen sowie Ergebnisse und Befunde, die der Arzt oder die Ärztin im Rahmen der Vorsorge dokumentiert. Allgemeine Krankengeschichte oder behandlungsmedizinische Befunde sind für AMDs nicht zugänglich und dürfen auch nicht abgerufen werden.

Konkret umfasst die zulässige Dokumentation in der ePA folgende Inhalte:

Vorsorgebescheinigungen mit Datum, Anlass und dem Hinweis auf den nächsten empfohlenen Vorsorgetermin
Ergebnisse der Arbeitsanamnese, soweit sie arbeitsbedingte Gefährdungen betreffen
Befunde aus körperlichen oder klinischen Untersuchungen, sofern diese im Rahmen der Vorsorge durchgeführt wurden
Ergebnisse des Biomonitorings und Impfdokumentationen, wenn das Infektionsrisiko tätigkeitsbedingt erhöht ist

Wichtig ist: Der Arzt oder die Ärztin hat die ärztliche Schweigepflicht zu beachten. Das bedeutet, dass Befunde, die ausschließlich in der Person des Beschäftigten liegen und keinen Bezug zur Arbeitstätigkeit haben, nicht in der ePA gespeichert werden dürfen. Auch eine Weitergabe an den Arbeitgeber ist ohne ausdrückliche Einwilligung des Beschäftigten unzulässig.

Wie funktioniert die Einwilligung der Beschäftigten für den ePA-Zugriff?

Der Zugriff auf die ePA setzt eine freiwillige, informierte und ausdrückliche Einwilligung des Beschäftigten voraus. Diese Einwilligung muss vor dem ersten Zugriff eingeholt werden und kann jederzeit widerrufen werden. Ohne diese Zustimmung darf kein AMD auf die ePA zugreifen, unabhängig davon, ob eine Pflicht-, Angebots- oder Wunschvorsorge stattfindet.

Die Einwilligung muss folgende Anforderungen erfüllen:

Freiwilligkeit: Der Beschäftigte darf durch die Verweigerung keine beruflichen Nachteile erfahren.
Informiertheit: Der Beschäftigte muss verstehen, welche Daten eingesehen oder gespeichert werden und zu welchem Zweck.
Spezifität: Die Einwilligung muss sich auf konkrete Datenkategorien und Verwendungszwecke beziehen, keine Blanko-Zustimmung.
Dokumentation: Die erteilte Einwilligung muss nachweisbar festgehalten werden.

Vor der Durchführung körperlicher oder klinischer Untersuchungen ist der Arzt oder die Ärztin ohnehin verpflichtet, den Beschäftigten über Inhalte, Zweck und Risiken aufzuklären. Diese Aufklärungspflicht erstreckt sich im digitalen Kontext auch auf die ePA-Nutzung. Untersuchungen dürfen nicht gegen den Willen des Beschäftigten durchgeführt werden, und dasselbe gilt für den Zugriff auf seine Gesundheitsdaten in der ePA.

Was bedeutet das Trennungsgebot für AMDs beim Umgang mit der ePA?

Das Trennungsgebot verpflichtet AMDs dazu, arbeitsmedizinische Vorsorge und Eignungsuntersuchungen strikt voneinander zu trennen, auch in der ePA. Daten aus der Vorsorge dürfen nicht mit Daten aus Eignungsuntersuchungen vermischt oder gemeinsam gespeichert werden, weil beide Untersuchungsarten unterschiedliche rechtliche Grundlagen und Zwecke haben.

Die ArbMedVV stellt klar: Arbeitsmedizinische Vorsorge dient der Früherkennung arbeitsbedingter Gesundheitsstörungen und der Beurteilung individueller Wechselwirkungen zwischen Arbeit und Gesundheit. Sie umfasst ausdrücklich nicht den Nachweis der gesundheitlichen Eignung für berufliche Anforderungen. Werden beide Untersuchungsarten ausnahmsweise in einem Termin zusammengelegt, weil betriebliche Gründe dies erfordern, muss der Arzt oder die Ärztin dem Beschäftigten die unterschiedlichen Zwecke ausdrücklich offenlegen.

Für die ePA bedeutet das konkret:

Vorsorgeergebnisse und Eignungsbefunde müssen in getrennten Dokumenten oder Datenbereichen abgelegt werden.
Zugriffsrechte müssen so konfiguriert sein, dass Eignungsdaten nicht über den ePA-Zugang des AMDs einsehbar sind.
Bei überbetrieblichen Diensten ist zusätzlich die Mandantentrennung sicherzustellen, damit Daten verschiedener Kundenunternehmen nicht vermischt werden.

Welche technischen Voraussetzungen brauchen AMDs für die ePA-Anbindung?

Für den Zugriff auf die ePA benötigen AMDs eine Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI), einen zugelassenen Konnektor sowie eine ePA-fähige Praxissoftware oder Fachanwendung. Ohne diese technische Grundausstattung ist weder das Lesen noch das Schreiben von ePA-Daten möglich.

Im Einzelnen sind folgende technische Komponenten erforderlich:

Telematikinfrastruktur-Anbindung: Der AMD muss über einen zugelassenen Konnektor an die TI angeschlossen sein.
Institutionskarte (SMC-B): Diese Karte identifiziert die Einrichtung gegenüber der TI und ist Voraussetzung für den Zugriff.
Heilberufsausweis (HBA): Der behandelnde Arzt oder die Ärztin benötigt einen elektronischen Heilberufsausweis für die Authentifizierung.
Zertifizierte Softwarelösung: Die eingesetzte Fachanwendung muss die ePA-Schnittstelle unterstützen und den gematik-Anforderungen entsprechen.

Besonders für AMDs, die im Außendienst tätig sind, stellt eine stabile TI-Verbindung eine praktische Herausforderung dar. Wer Betriebe vor Ort betreut, muss sicherstellen, dass der ePA-Zugriff auch mobil datenschutzkonform und technisch zuverlässig funktioniert. Die Offline-Fähigkeit der eingesetzten Software ist dabei ein relevanter Faktor, der bei der Auswahl der Lösung berücksichtigt werden sollte.

Welche DSGVO-Pflichten gelten speziell für AMDs bei der ePA-Nutzung?

AMDs unterliegen bei der ePA-Nutzung den allgemeinen DSGVO-Anforderungen sowie den besonderen Schutzvorschriften für Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Gesundheitsdaten gelten als besonders sensible Datenkategorie und dürfen nur auf einer klaren Rechtsgrundlage verarbeitet werden, in der Regel auf Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung des Betroffenen.

Folgende DSGVO-Pflichten sind für AMDs beim ePA-Einsatz besonders relevant:

Verarbeitungsverzeichnis: Die ePA-Nutzung muss im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert sein, inklusive Zweck, Datenkategorien und Speicherdauer.
Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA): Bei der Verarbeitung von Gesundheitsdaten in großem Umfang ist eine DSFA nach Art. 35 DSGVO durchzuführen.
Auftragsverarbeitung: Werden externe Softwareanbieter eingesetzt, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO abzuschließen.
Löschkonzept: Die ArbMedVV schreibt vor, dass Angaben in der Vorsorgekartei nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses zu löschen sind, sofern keine anderen Rechtsvorschriften eine längere Aufbewahrung verlangen.
Betroffenenrechte: Beschäftigte haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung ihrer Daten. Bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses hat der Arbeitgeber dem Betroffenen eine Kopie der ihn betreffenden Angaben auszuhändigen.

Für überbetriebliche AMDs kommt die Mandantentrennung als zusätzliche DSGVO-Anforderung hinzu. Daten verschiedener Kundenunternehmen müssen technisch und organisatorisch so getrennt sein, dass eine unbeabsichtigte Offenlegung ausgeschlossen ist.

Wie sollten AMDs ihre Mitarbeitenden für den datenschutzkonformen ePA-Einsatz schulen?

AMDs sollten ihre Mitarbeitenden durch strukturierte, regelmäßige Schulungen auf den datenschutzkonformen Umgang mit der ePA vorbereiten. Einmalige Einweisungen reichen nicht aus, weil sich rechtliche Anforderungen und technische Systeme weiterentwickeln. Schulungen müssen praxisnah sein und konkrete Handlungsanweisungen für den Arbeitsalltag vermitteln.

Ein wirksames Schulungskonzept für AMDs umfasst mindestens folgende Inhalte:

Rechtliche Grundlagen: ArbMedVV, DSGVO, ärztliche Schweigepflicht und das Trennungsgebot verständlich erklärt, ohne Juristendeutsch.
Technische Bedienung: Sicherer Umgang mit der ePA-Anwendung, Authentifizierung, Zugriffsrechte und Protokollierung.
Einwilligungsmanagement: Wie wird die Einwilligung korrekt eingeholt, dokumentiert und bei Widerruf umgesetzt?
Umgang mit Sicherheitsvorfällen: Was tun bei Datenpannen oder unberechtigtem Zugriff? Meldepflichten nach Art. 33 DSGVO kennen und einhalten.
Mandantentrennung im Alltag: Praktische Übungen, wie Verwechslungen bei der Datenzuordnung zu verschiedenen Kundenunternehmen vermieden werden.

Schulungen sollten dokumentiert werden, damit der AMD im Fall einer Prüfung nachweisen kann, dass alle Mitarbeitenden mit Zugriff auf die ePA entsprechend unterwiesen wurden. Empfehlenswert ist außerdem eine jährliche Auffrischung sowie eine anlassbezogene Schulung bei relevanten Gesetzesänderungen oder Software-Updates.

Wie Vertinex AMDs bei der datenschutzkonformen ePA-Nutzung unterstützt

Die Anforderungen rund um ePA, Datenschutz und ArbMedVV-konforme Dokumentation sind komplex. Wir bei Vertinex haben unsere Softwarelösungen speziell für die Anforderungen arbeitsmedizinischer Dienste entwickelt und helfen Ihnen dabei, diese Anforderungen strukturiert und rechtssicher umzusetzen.

Das bieten wir konkret:

Rechtskonformes Dokumentieren arbeitsmedizinischer Vorsorgen nach aktueller ArbMedVV, inklusive Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorge
Automatisierte Wiedervorlagen für Nachuntersuchungen, damit keine Fristen übersehen werden
Mandantentrennung für überbetriebliche Dienste, die mehrere Kundenunternehmen betreuen
Offline-Fähigkeit für den Außendienst, damit der Betrieb auch ohne stabile Internetverbindung läuft
Gemeinsame Datenbank, die Arbeitsmedizin und Arbeitssicherheit vernetzt und Doppelarbeit reduziert

Wenn Sie wissen möchten, wie unsere Lösung konkret in Ihrem AMD eingesetzt werden kann, freuen wir uns auf ein Beratungsgespräch.