Wie lässt sich die ePA in bestehende arbeitsmedizinische Software integrieren?

Will Daniel · 09 Juli 2026

Die elektronische Patientenakte lässt sich in bestehende arbeitsmedizinische Software integrieren, wenn die Anwendung an die Telematikinfrastruktur (TI) der gematik angebunden ist und die technischen Schnittstellen für den ePA-Zugriff unterstützt. Für arbeitsmedizinische Dienste (AMDs) ist dabei besonders relevant, dass Beschäftigte den Zugriff aktiv freigeben müssen. Die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten Fragen rund um Daten, Technik, Datenschutz und Softwareauswahl.

Welche Daten aus der ePA sind für arbeitsmedizinische Dienste relevant?

Für arbeitsmedizinische Dienste sind vor allem Daten aus der elektronischen Patientenakte relevant, die den Gesundheitszustand und die Vorgeschichte eines Beschäftigten beleuchten: Impfstatus, Medikationspläne, Befunde, Laborergebnisse und Arztbriefe. Diese Informationen helfen dabei, Vorsorgeuntersuchungen fundierter durchzuführen und Risikofaktoren frühzeitig zu erkennen.

Das Patientendaten-Schutz-Gesetz (PDSG) erlaubt es Beschäftigten ausdrücklich, Fachärztinnen und Fachärzten für Arbeitsmedizin sowie Ärztinnen und Ärzten mit der Zusatzbezeichnung „Betriebsmedizin“ Zugriff auf ihre ePA-Daten zu gewähren. Praktisch bedeutet das: Wenn ein Beschäftigter zur Schutzimpfung kommt, kann der Betriebsarzt mit Zustimmung direkt auf den elektronischen Impfpass und relevante Vorerkrankungen zugreifen, anstatt auf mündliche Angaben angewiesen zu sein.

Nicht alle ePA-Inhalte sind für die Arbeitsmedizin gleich nützlich. Besonders relevant sind:

Elektronischer Impfpass und Impfhistorie
Medikationspläne und aktuelle Medikamente
Laborergebnisse und Befundberichte
Arztbriefe mit Diagnosen und Behandlungsverläufen
Notfalldatensätze bei akuten Einsätzen

Wichtig: Die ePA enthält keine arbeitsmedizinischen Vorsorgeergebnisse im eigentlichen Sinne. Diese werden weiterhin separat in der Vorsorgekartei des Arbeitgebers geführt, wie es die ArbMedVV vorschreibt. Die ePA ergänzt also die arbeitsmedizinische Dokumentation, ersetzt sie aber nicht.

Welche technischen Voraussetzungen braucht eine Software für die ePA-Anbindung?

Eine arbeitsmedizinische Software benötigt für die ePA-Anbindung vor allem einen Anschluss an die Telematikinfrastruktur (TI) der gematik sowie einen zugelassenen Konnektor, eine gültige SMC-B-Karte (Institutionskarte) und einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) für die handelnden Ärztinnen und Ärzte. Ohne diese Komponenten ist kein Zugriff auf die ePA möglich.

Im Einzelnen sind folgende technische Bausteine notwendig:

TI-Konnektor: Das Gerät, das die Praxis oder den AMD mit der Telematikinfrastruktur verbindet. Er muss von der gematik zugelassen sein und regelmäßig aktualisiert werden.
SMC-B-Karte: Die Institutionskarte identifiziert die Einrichtung gegenüber der TI. Jede Betriebsstätte benötigt eine eigene Karte.
eHBA (elektronischer Heilberufsausweis): Identifiziert die einzelne Ärztin oder den einzelnen Arzt und ist für den Zugriff auf ePA-Daten zwingend erforderlich.
Primärsystem mit ePA-Modul: Die eigentliche Arbeitsmedizin-Software muss die ePA-Schnittstellen der gematik technisch unterstützen und zertifiziert sein.
Stabile Internetverbindung: Der Zugriff auf die ePA erfolgt online über die TI. Für Außendiensteinsätze ohne Netzanbindung ist die ePA daher nicht direkt nutzbar.

AMDs, die im Außendienst tätig sind, sollten prüfen, ob ihre Software auch offline funktioniert und ePA-Daten bei bestehender Verbindung vorab synchronisieren kann. Nicht jede Lösung deckt diesen Anwendungsfall ab.

Wie funktioniert der Datenaustausch zwischen ePA und Arbeitsmedizin-Software technisch?

Der Datenaustausch zwischen der elektronischen Patientenakte und einer Arbeitsmedizin-Software läuft über die Telematikinfrastruktur der gematik. Die Software sendet eine Zugriffsanfrage über den Konnektor an die ePA des Versicherten. Dieser Zugriff ist nur möglich, wenn der Beschäftigte ihn zuvor in seiner Krankenkassen-App oder am Kartenterminal aktiv freigegeben hat.

Der technische Ablauf in der Praxis sieht typischerweise so aus:

Der Beschäftigte erscheint zum Vorsorgetermin und steckt seine elektronische Gesundheitskarte (eGK) in das Kartenterminal.
Die Software prüft über den Konnektor, ob eine ePA vorhanden ist und eine Zugriffsfreigabe erteilt wurde.
Bei erteilter Freigabe ruft die Software die freigegebenen Dokumente aus der ePA ab und stellt sie im Arbeitsmedizin-System dar.
Der Arzt oder die Ärztin kann die Daten einsehen und für die Anamnese sowie die Vorsorgedokumentation nutzen.
Schreibzugriffe auf die ePA, also das Eintragen neuer Daten, sind nur möglich, wenn der Beschäftigte auch dafür eine Freigabe erteilt hat.

Technisch basiert der Austausch auf standardisierten FHIR-Schnittstellen (Fast Healthcare Interoperability Resources), die eine strukturierte und maschinenlesbare Übertragung von Gesundheitsdaten ermöglichen. Die Software muss diese Schnittstellen implementieren und regelmäßig an Aktualisierungen der gematik-Spezifikationen anpassen.

Welche datenschutzrechtlichen Anforderungen gelten bei der ePA-Integration in AMDs?

Bei der ePA-Integration in arbeitsmedizinische Dienste gelten dieselben datenschutzrechtlichen Grundsätze wie im gesamten Gesundheitswesen: Zugriff nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Beschäftigten, strikte Zweckbindung, ärztliche Schweigepflicht und Datensparsamkeit. Hinzu kommen die besonderen Anforderungen der ArbMedVV, die die Ergebnisse der arbeitsmedizinischen Vorsorge vom Arbeitgeber trennt.

Für AMDs sind folgende datenschutzrechtliche Punkte besonders relevant:

Einwilligung ist Pflicht: Der Beschäftigte entscheidet selbst, ob und welche Daten aus seiner ePA dem Betriebsarzt zugänglich sind. Kein Zugriff ohne aktive Freigabe.
Trennung von Vorsorge und Eignungsuntersuchung: Die ArbMedVV schreibt vor, dass arbeitsmedizinische Vorsorge und Eignungsuntersuchungen getrennt durchgeführt werden müssen. Diese Trennung muss sich auch in der Datenhaltung widerspiegeln.
Schweigepflicht gegenüber dem Arbeitgeber: Befunde und Untersuchungsergebnisse dürfen dem Arbeitgeber nicht mitgeteilt werden. Nur die Vorsorgebescheinigung mit Datum und Anlass wird ausgehändigt.
Mandantentrennung bei überbetrieblichen AMDs: Wer mehrere Kundenunternehmen betreut, muss deren Daten technisch strikt voneinander trennen. Die Software muss Mandanten als separate Einheiten führen.
DSGVO und BDSG: Die Verarbeitung von Gesundheitsdaten fällt unter die besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO und erfordert entsprechende technische und organisatorische Schutzmaßnahmen.

AMDs sollten sicherstellen, dass ihre Software ein vollständiges Berechtigungskonzept mitbringt, das den Zugriff auf ePA-Daten auf die tatsächlich behandelnden Personen beschränkt und alle Zugriffe protokolliert.

Was sollten AMDs bei der Auswahl einer ePA-fähigen Software beachten?

Bei der Auswahl einer ePA-fähigen Arbeitsmedizin-Software sollten AMDs vor allem auf TI-Zertifizierung, Mandantentrennung, Offline-Fähigkeit für den Außendienst und die Abbildung der ArbMedVV-konformen Vorsorgedokumentation achten. Eine ePA-Anbindung allein reicht nicht aus, wenn die restlichen Prozesse nicht digital und rechtssicher abgebildet sind.

Konkrete Auswahlkriterien sind:

TI-Zertifizierung: Die Software muss von der gematik zugelassen und für den ePA-Zugriff freigegeben sein. Ohne Zertifizierung ist keine rechtskonforme Nutzung möglich.
Mandantenfähigkeit: Überbetriebliche AMDs betreuen viele verschiedene Unternehmen. Die Software muss Daten pro Mandant sauber trennen und Verwechslungen technisch ausschließen.
ArbMedVV-konforme Dokumentation: Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorgen müssen korrekt kategorisiert, Wiedervorlagen automatisch generiert und Vorsorgebescheinigungen rechtssicher ausgestellt werden können.
Offline-Fähigkeit: Im Außendienst ist eine stabile Internetverbindung nicht immer gegeben. Die Software sollte auch ohne Netzanbindung funktionieren und Daten synchronisieren können.
Integriertes Impfmanagement: Da Impfungen Bestandteil der arbeitsmedizinischen Vorsorge sind, sollte das Impfmanagement direkt in die Software integriert sein und mit ePA-Daten abgeglichen werden können.
Schnittstellen zu bestehenden Systemen: Viele AMDs nutzen bereits ERP-, Personal- oder Abrechnungssysteme. Die neue Software sollte sich nahtlos anbinden lassen.

Wann ist die ePA-Pflicht für arbeitsmedizinische Einrichtungen verbindlich?

Eine gesetzliche Pflicht zur aktiven Nutzung der ePA besteht für arbeitsmedizinische Einrichtungen in Deutschland derzeit nicht in dem Sinne, dass sie ePA-Daten zwingend abrufen oder befüllen müssen. Die ePA ist ein Angebot, das Beschäftigte freiwillig nutzen und freigeben können. Allerdings müssen Einrichtungen, die an der Telematikinfrastruktur teilnehmen, die technischen Voraussetzungen für den ePA-Zugriff erfüllen.

Die Einführung der ePA verlief schrittweise: Ab 2021 konnten gesetzlich Versicherte die ePA erstmals aktiv nutzen. Seitdem wurden die Funktionen kontinuierlich ausgebaut. Im Jahr 2026 ist die ePA für alle gesetzlich Versicherten standardmäßig angelegt, sofern sie nicht aktiv widersprechen. Das erhöht die praktische Relevanz für AMDs erheblich, weil ein wachsender Anteil der Beschäftigten tatsächlich eine befüllte ePA mitbringt.

Für AMDs bedeutet das konkret: Auch wenn keine formale Nutzungspflicht besteht, wächst der Druck, ePA-fähig zu sein. Wer die Daten nicht abrufen kann, verzichtet auf relevante Informationen, die die Qualität der Vorsorge verbessern könnten. Außerdem ist absehbar, dass der Gesetzgeber die Anforderungen an die TI-Anbindung für Leistungserbringer im Gesundheitswesen weiter verschärfen wird.

Wie Vertinex bei der ePA-Integration unterstützt

Wir wissen, dass die ePA-Anbindung für arbeitsmedizinische Dienste mehr bedeutet als eine technische Erweiterung. Sie muss sich in bestehende Abläufe einfügen, rechtliche Anforderungen erfüllen und im Alltag tatsächlich Zeit sparen. Genau hier setzen wir mit unserer Arbeitsmedizin-Software von Vertinex an.

Rechtskonforme Dokumentation arbeitsmedizinischer Vorsorgen nach aktueller ArbMedVV, inklusive automatischer Wiedervorlagen und Vorsorgebescheinigungen
Mandantentrennung für überbetriebliche AMDs, die mehrere Kundenunternehmen betreuen
Offline-Fähigkeit für den Außendienst, damit Untersuchungen auch ohne Internetverbindung dokumentiert werden können
Integriertes Impfmanagement als Bestandteil der arbeitsmedizinischen Vorsorge
Anbindung an SAP, DATEV und weitere ERP- und Personalsysteme über eine gemeinsame Datenbankstruktur
Modularer Aufbau, sodass sich die Software an individuelle Anforderungen und Budgets anpassen lässt

Wenn Sie wissen möchten, wie unsere Lösung konkret in Ihre bestehende Infrastruktur passt, stehen wir gern für ein Beratungsgespräch zur Verfügung.