Wie wirkt sich die ePA auf die arbeitsmedizinische Vorsorgedokumentation aus?

Will Daniel · 05 Juli 2026

Die elektronische Patientenakte (ePA) verändert die arbeitsmedizinische Vorsorgedokumentation nur in begrenztem Umfang, denn die gesetzlichen Dokumentationspflichten nach ArbMedVV bleiben vollständig bestehen. Was sich ändert, ist der Kontext: Beschäftigte können künftig selbst entscheiden, ob bestimmte Gesundheitsdaten in ihrer ePA gespeichert werden. Für arbeitsmedizinische Dienste (AMD) bedeutet das vor allem neue Fragen rund um Datenschutz, Schweigepflicht und Systemintegration.

Was ändert sich durch die ePA für arbeitsmedizinische Dienste?

Die ePA ersetzt keine bestehende Dokumentationspflicht im Arbeitsmedizinrecht. AMDs müssen weiterhin alle Vorsorgedaten nach den Vorgaben der ArbMedVV dokumentieren, Vorsorgebescheinigungen ausstellen und die Vorsorgekartei führen. Was sich ändert: Beschäftigte erhalten mit der ePA ein Instrument, über das sie selbst Gesundheitsdaten verwalten und freiwillig teilen können.

Die ePA ist eine vom Arbeitnehmer kontrollierte digitale Akte, die bei der gesetzlichen Krankenversicherung geführt wird. Sie ist kein betriebliches System und steht nicht automatisch dem Betriebsarzt oder dem AMD zur Verfügung. Ein AMD kann also weder Daten aus der ePA abrufen noch automatisch Daten dorthin übermitteln, ohne dass der Beschäftigte das ausdrücklich freigibt.

Für die tägliche Arbeit im AMD bedeutet das: Die eigenen Prozesse und Systeme bleiben das Rückgrat der Dokumentation. Die ePA kommt als zusätzlicher Kanal hinzu, den Beschäftigte nutzen können, aber nicht müssen.

Welche Vorsorgedaten dürfen in die ePA eingetragen werden?

Grundsätzlich dürfen nur solche Daten in die ePA eingetragen werden, die der Beschäftigte selbst freigibt oder die ein behandelnder Arzt mit Einwilligung des Patienten einträgt. Für die arbeitsmedizinische Vorsorge gilt: Befunde und Untersuchungsergebnisse unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht und dürfen nicht ohne Einwilligung weitergegeben werden.

Die ArbMedVV unterscheidet klar zwischen dem, was der Beschäftigte erhält, und dem, was der Arbeitgeber erfährt. Der Arbeitgeber bekommt ausschließlich die Vorsorgebescheinigung, also die Bestätigung, dass eine Vorsorge stattgefunden hat, wann sie stattfand und wann die nächste angezeigt ist. Befunde, Diagnosen und Untersuchungsergebnisse bleiben beim Arzt und beim Beschäftigten.

In die ePA könnten theoretisch folgende Informationen einfließen, wenn der Beschäftigte das wünscht:

Ergebnisse der arbeitsmedizinischen Vorsorge, die der Arzt dem Beschäftigten mitteilt
Impfdaten, die im Rahmen der Vorsorge dokumentiert wurden
Befunde aus Biomonitoring-Untersuchungen

Was nicht in die ePA gehört und dort auch nicht eingetragen werden darf: Informationen, die ausschließlich für den Arbeitgeber bestimmt sind, oder Daten, die ohne Einwilligung des Beschäftigten weitergegeben würden.

Wie verhält sich die ePA zur betriebsärztlichen Schweigepflicht?

Die betriebsärztliche Schweigepflicht bleibt durch die ePA vollständig unberührt. Betriebsärzte und AMDs unterliegen denselben datenschutzrechtlichen und berufsrechtlichen Pflichten wie alle anderen Ärzte. Die ePA ändert daran nichts, sie schafft lediglich einen neuen technischen Kanal für den Datenaustausch.

Konkret bedeutet das: Ein Betriebsarzt darf keine Daten in die ePA eines Beschäftigten eintragen, ohne dass dieser zugestimmt hat. Umgekehrt darf der Betriebsarzt auch keine Daten aus der ePA eines Beschäftigten abrufen, ohne dass der Beschäftigte ihm dafür explizit Zugang gewährt.

Die ArbMedVV schreibt vor, dass der Arzt das Ergebnis sowie die Befunde der arbeitsmedizinischen Vorsorge schriftlich festhält und den Beschäftigten darüber berät. Der Beschäftigte kann auf Wunsch das Ergebnis erhalten. Wenn ein Beschäftigter diese Informationen dann selbst in seine ePA einpflegen möchte, ist das sein gutes Recht. Der AMD ist dazu aber weder verpflichtet noch darf er das ohne Einwilligung tun.

Muss die Vorsorgedokumentation im AMD angepasst werden?

Nein, die Vorsorgedokumentation selbst muss nicht grundlegend angepasst werden. Die gesetzlichen Anforderungen der ArbMedVV gelten unverändert. AMDs müssen weiterhin Vorsorgebescheinigungen ausstellen, die Vorsorgekartei führen und Untersuchungsergebnisse fachgerecht dokumentieren.

Was AMDs jedoch prüfen sollten, sind ihre internen Prozesse rund um Einwilligungen und Datenweitergabe. Wenn Beschäftigte künftig häufiger fragen, ob und wie ihre Vorsorgedaten in die ePA übertragen werden können, brauchen Mitarbeitende im AMD klare Antworten und standardisierte Abläufe.

Sinnvoll ist es, folgende Punkte zu überprüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren:

Einwilligungsformulare: Sind sie so gestaltet, dass Beschäftigte klar verstehen, welche Daten wohin fließen?
Aufklärungsprozesse: Können Mitarbeitende Fragen zur ePA kompetent beantworten?
Technische Schnittstellen: Bietet die eingesetzte Software die Möglichkeit, Daten strukturiert für eine spätere Weitergabe aufzubereiten?
Datenschutzdokumentation: Ist die Verarbeitungstätigkeit rund um ePA-Anfragen im Verzeichnis erfasst?

Die eigentliche Dokumentationspflicht bleibt unverändert. Der Anpassungsbedarf liegt eher in der Kommunikation und in den Begleitprozessen.

Was bedeutet die ePA für die Mandantentrennung im überbetrieblichen Dienst?

Für überbetriebliche AMDs, die mehrere Kundenunternehmen betreuen, ändert die ePA an der Mandantentrennung grundsätzlich nichts. Die Pflicht, Daten verschiedener Arbeitgeber strikt voneinander zu trennen, ergibt sich aus dem Datenschutzrecht und bleibt bestehen, unabhängig davon, ob eine ePA im Spiel ist.

Die ePA ist eine personenbezogene Akte, die dem einzelnen Beschäftigten gehört, nicht dem Arbeitgeber. Das bedeutet: Wenn ein Beschäftigter in einem Kundenunternehmen des AMD arbeitet und seine Vorsorgedaten in die ePA übertragen möchte, betrifft das ausschließlich seine eigene Akte. Der Arbeitgeber hat darauf keinen Zugriff.

Für die interne Systemarchitektur im AMD gilt: Die Mandantentrennung muss weiterhin auf Ebene der AMD-eigenen Software sichergestellt sein. Welche Daten ein Beschäftigter anschließend in seiner persönlichen ePA speichert, liegt außerhalb des Einflussbereichs des AMD. Das vereinfacht die Situation in einem Punkt: Die ePA schafft keine neuen Risiken für die Mandantentrennung, weil sie kein betriebliches System ist.

Welche Schritte sollten AMDs jetzt konkret einleiten?

AMDs sollten die ePA-Einführung zum Anlass nehmen, ihre Dokumentationsprozesse und Aufklärungspflichten zu überprüfen, ohne dabei in Aktionismus zu verfallen. Die wichtigsten Schritte sind überschaubar und lassen sich strukturiert angehen.

Informationsstand klären: Stellen Sie sicher, dass alle Betriebsärzte und Fachkräfte im AMD den aktuellen Stand zur ePA kennen, insbesondere was AMDs dürfen, was sie nicht dürfen und was Beschäftigte selbst entscheiden.
Einwilligungsprozesse prüfen: Überprüfen Sie, ob Ihre Einwilligungsformulare und Aufklärungsgespräche die Frage der ePA bereits abdecken oder ob Sie dort nachschärfen müssen.
Software auf Zukunftsfähigkeit prüfen: Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, ob und wie die eingesetzte Lösung künftig ePA-kompatible Datenformate unterstützt.
Datenschutzdokumentation aktualisieren: Ergänzen Sie Ihr Verarbeitungsverzeichnis um Szenarien, in denen Beschäftigte Daten aus der Vorsorge für ihre ePA anfragen.
Kommunikation vorbereiten: Entwickeln Sie kurze, verständliche Antworten auf häufige Fragen von Beschäftigten zur ePA in der Arbeitsmedizin.

Die ePA-Einführung in der Arbeitsmedizin ist kein Systemwechsel, sondern eine Erweiterung des Informationsrechts der Beschäftigten. Wer seine Prozesse jetzt klar aufstellt, ist gut vorbereitet.

Wie Vertinex bei der ePA-Einführung in der Arbeitsmedizin unterstützt

Wir bei Vertinex entwickeln unsere Software speziell für die Anforderungen arbeitsmedizinischer Dienste, und das schließt die wachsenden Anforderungen rund um Datenschutz, Dokumentation und digitale Schnittstellen wie die ePA ausdrücklich ein. Unsere Lösungen helfen AMDs dabei, ihre Vorsorgedokumentation rechtssicher, strukturiert und mandantengetrennt zu führen, ohne dass neue gesetzliche Entwicklungen den Alltag auf den Kopf stellen.

Rechtskonforme Dokumentation nach ArbMedVV: Fabiola bildet alle Vorsorgearten, Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorge, vollständig ab und generiert Vorsorgebescheinigungen automatisiert.
Mandantentrennung für überbetriebliche Dienste: Unsere Architektur trennt Daten verschiedener Kundenunternehmen sauber voneinander, ohne dass Sie dafür manuelle Umwege gehen müssen.
Zukunftsfähige Systemarchitektur: Wir beobachten die Entwicklung rund um die ePA aktiv und bereiten unsere Software darauf vor, relevante Datenformate und Schnittstellen zu unterstützen, sobald das regulatorisch und technisch sinnvoll ist.
Einwilligungs- und Datenschutzprozesse: Unsere Software unterstützt Sie dabei, Einwilligungen strukturiert zu erfassen und Datenweitergaben nachvollziehbar zu dokumentieren.

Wenn Sie wissen möchten, wie wir Ihren AMD konkret bei der ePA-Einführung und der laufenden Vorsorgedokumentation unterstützen können, freuen wir uns auf ein Beratungsgespräch.