Welche Daten werden in der ePA gespeichert und wer hat Zugriff?

Will Daniel · 11 Juli 2026

In der elektronischen Patientenakte (ePA) werden medizinische Dokumente wie Befunde, Diagnosen, Arztbriefe, Laborergebnisse, Medikationspläne und der elektronische Impfpass gespeichert. Den Zugriff auf diese Daten kontrollieren Patientinnen und Patienten selbst: Sie entscheiden, wer Einsicht erhält und welche Informationen sichtbar sind. Die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten Fragen rund um ePA-Daten, Zugriffsrechte und Datenschutz.

Welche Arten von Daten können in der ePA gespeichert werden?

Die ePA kann eine breite Palette medizinischer Informationen speichern: Befunde, Diagnosen, Arztbriefe, Behandlungsberichte, E-Rezepte, Röntgenbilder, Medikationspläne, Notfalldatensätze, Laborergebnisse und den elektronischen Impfpass. Damit bildet die elektronische Patientenakte eine vollständige digitale Gesundheitsakte über alle Behandlungen hinweg.

Die ePA ist keine starre Datenbank, sondern ein wachsendes digitales Archiv. Jede neue Untersuchung, jedes neue Rezept und jeder neue Arztbrief kann dort hinterlegt werden, sofern die Patientin oder der Patient dem zustimmt. Technisch läuft das über die Telematikinfrastruktur (TI), die von der gematik betrieben wird und als sichere Verbindungsebene zwischen allen Beteiligten im Gesundheitswesen fungiert.

Wichtig zu verstehen: Die ePA speichert keine Daten automatisch. Dokumente gelangen nur dann in die Akte, wenn sie aktiv eingestellt werden, sei es durch eine Ärztin, einen Arzt oder durch die Versicherten selbst über die App der Krankenkasse. Das gibt Patientinnen und Patienten von Anfang an die Kontrolle darüber, was in ihrer Akte steht.

Wer darf auf die Daten in der ePA zugreifen?

Auf die ePA dürfen grundsätzlich nur Personen zugreifen, denen die Patientin oder der Patient ausdrücklich Zugang gewährt hat. Dazu zählen Hausärzte, Fachärzte, Krankenhäuser und Apotheken. Ohne aktive Freigabe hat niemand Einsicht in die gespeicherten Gesundheitsdaten.

Der Zugriff ist also kein Automatismus. Wer Einsicht in die ePA erhalten möchte, benötigt eine Zugangsberechtigung, die die Patientin oder der Patient gezielt erteilt. Das kann zeitlich begrenzt oder auf bestimmte Datenkategorien beschränkt werden. Eine Apotheke sieht zum Beispiel nur das, was für die Medikamentenabgabe relevant ist, wenn die Freigabe entsprechend eingeschränkt wurde.

Für den Bereich der Arbeitsmedizin gilt eine besondere Regelung: Das Patientendaten-Schutz-Gesetz (PDSG) ermöglicht es Versicherten, Fachärztinnen und Fachärzten für Arbeitsmedizin sowie Ärztinnen und Ärzten mit der Zusatzbezeichnung Betriebsmedizin Zugriff auf die ePA zu gewähren. Das ist freiwillig und liegt allein in der Entscheidung der Beschäftigten.

Wie können Patienten den Zugriff auf ihre ePA kontrollieren?

Patientinnen und Patienten steuern den Zugriff auf ihre ePA vollständig selbst, in der Regel über die App ihrer gesetzlichen Krankenkasse. Sie können einzelne Dokumente sperren, Zugriffsberechtigungen zeitlich begrenzen oder bestimmten Personen den Zugang dauerhaft entziehen. Auch das vollständige Löschen von Daten ist möglich.

Die Kontrolle funktioniert auf mehreren Ebenen:

Dokumentenebene: Einzelne Befunde oder Arztbriefe können ausgeblendet oder gesperrt werden, ohne dass die gesamte Akte betroffen ist.
Personenebene: Für jede behandelnde Person oder Einrichtung lässt sich individuell festlegen, welche Daten sichtbar sind.
Zeitliche Begrenzung: Zugriffsrechte können auf einen bestimmten Zeitraum beschränkt werden, zum Beispiel für die Dauer einer Behandlung.

Wer keine App nutzen möchte, kann die Verwaltung auch direkt über die Krankenkasse regeln. Die gesetzlichen Krankenkassen sind verpflichtet, die ePA bereitzustellen und Versicherte bei der Nutzung zu unterstützen.

Welche Daten dürfen Arbeitgeber und Betriebsärzte in der ePA sehen?

Arbeitgeber haben keinen Zugriff auf die ePA. Das ist gesetzlich ausgeschlossen. Betriebsärztinnen und Betriebsärzte dürfen nur dann Einsicht nehmen, wenn die Beschäftigten ihnen ausdrücklich und freiwillig Zugang gewähren. Ohne diese Zustimmung bleibt die ePA für den betriebsärztlichen Dienst geschlossen.

Diese klare Trennung ist wichtig, weil arbeitsmedizinische Vorsorge und Eignungsuntersuchungen unterschiedliche Zwecke verfolgen. Die arbeitsmedizinische Vorsorge dient dem Schutz der Gesundheit der Beschäftigten, nicht der Beurteilung ihrer Arbeitsfähigkeit für den Arbeitgeber. Entsprechend darf der Arbeitgeber keine Gesundheitsdaten aus der ePA einsehen.

Wenn Beschäftigte ihrem Betriebsarzt oder ihrer Betriebsärztin freiwillig Zugang zur ePA gewähren, kann das die arbeitsmedizinische Betreuung verbessern. Betriebsärzte erhalten dann einen umfassenderen Überblick über den Gesundheitszustand, was zum Beispiel bei der Planung von Schutzimpfungen nützlich ist: Vorhandene Impfungen, bekannte Risikofaktoren oder Vorerkrankungen sind direkt einsehbar, ohne dass Beschäftigte alles erneut berichten müssen. Das vermeidet Doppeluntersuchungen und spart Zeit auf beiden Seiten.

Arbeitsmedizinische Verbände betonen, dass über 9.000 Betriebsärzte in Deutschland mehr als 46 Millionen Erwerbstätige betreuen. Ein verbesserter Informationsfluss über die ePA könnte die Qualität der Prävention am Arbeitsplatz spürbar erhöhen, sofern die Zustimmung der Beschäftigten vorliegt.

Wie sicher sind die in der ePA gespeicherten Daten?

Die ePA-Daten werden über die Telematikinfrastruktur (TI) übertragen und gespeichert, die von der gematik als nationale Gesundheitsdigitalisierungsagentur betrieben wird. Die TI ist eine geschlossene, hochgesicherte Netzwerkinfrastruktur, die speziell für das deutsche Gesundheitswesen entwickelt wurde und strenge Datenschutzanforderungen erfüllt.

Konkret bedeutet das:

Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert.
Nur autorisierte Personen mit einer gültigen elektronischen Gesundheitskarte oder einem Heilberufsausweis können auf die Infrastruktur zugreifen.
Zugriffe werden protokolliert, sodass Patientinnen und Patienten nachvollziehen können, wer wann Einsicht in ihre Daten genommen hat.
Die ePA unterliegt dem deutschen Datenschutzrecht und der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Kein System ist vollständig ohne Risiko, aber die technischen und rechtlichen Schutzmaßnahmen der ePA gehören zu den strengsten im deutschen Gesundheitswesen. Die Kombination aus Verschlüsselung, Zugangskontrolle und Protokollierung macht unbefugten Zugriff deutlich schwieriger als bei papierbasierten Akten.

Was passiert mit den ePA-Daten, wenn man die Krankenkasse wechselt?

Beim Wechsel der gesetzlichen Krankenkasse haben Versicherte das Recht, ihre ePA-Daten mitzunehmen. Die bisherige Krankenkasse ist verpflichtet, die Daten in einem standardisierten Format zur Verfügung zu stellen, damit sie bei der neuen Krankenkasse weitergeführt werden können. Die Daten gehen beim Kassenwechsel also nicht verloren.

In der Praxis läuft das über einen Übertragungsprozess, den die Krankenkassen koordinieren. Versicherte sollten den Wechsel aktiv anstoßen und sicherstellen, dass die Datenübertragung beauftragt wird, da sie nicht in jedem Fall automatisch erfolgt. Es empfiehlt sich, vor dem Wechsel bei der alten Krankenkasse nachzufragen, wie der Prozess konkret abläuft.

Wer die Daten nicht übertragen möchte, kann sie auch löschen lassen. Das Recht auf Datenlöschung gilt unabhängig vom Kassenwechsel und kann jederzeit ausgeübt werden. Wichtig: Einmal gelöschte Daten lassen sich nicht wiederherstellen. Daher sollte diese Entscheidung bewusst getroffen werden.

Wie Vertinex in der Arbeitsmedizin bei der ePA unterstützt

Die ePA verändert, wie Informationen im Gesundheitswesen fließen, und das betrifft auch die Arbeitsmedizin. Wir bei Vertinex entwickeln Softwarelösungen, die arbeitsmedizinische Dienste dabei unterstützen, diese Entwicklung sinnvoll in ihre tägliche Arbeit zu integrieren.

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