Betriebsakte
Dokumentation von Betriebsbegehungen und ASA Sitzungen
Arbeitsmedizin
Betriebsakte
In der Betriebsakte werden alle Aktivitäten dokumentiert, die im Zusammenhang mit einer Betriebsbetreuung durchgeführt wurden, dazu gehören u. a. Betriebsbegehungen und ASA-Sitzungen. Informationen zu einzelnen Organisationen, z. B. betrieblicher Ansprechpartner mit Kommunikationsdaten, Zuständigkeiten, Schriftwechsel u. v. m., können manuell angelegt oder über Schnittstellen importiert werden.
Wird eine Kombination aus zwei oder mehr Software-Programmen der Vertinex eingesetzt, kann die Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Fachabteilungen aus Arbeitsmedizin, Arbeitssicherheit und Vorgesetzten über die zentrale Betriebsakte unterstützt werden.
Resultierende Maßnahmen, die sich beispielsweise aus einer Betriebsbegehung ergeben, können als Vorgänge hinterlegt und kommuniziert werden (gilt z.B. für die Software-Programme Claudio und Ramazzini).
Betriebsakte
Funktionen und Vorgehen
Zusammenarbeit
Die Zusammenarbeit verschiedener Fachabteilungen wird durch eine gemeinsam genutzte Betriebsakte erheblich unterstützt und vereinfacht. So stehen beispielsweise die Ergebnisse einer Betriebsbegehung in Echtzeit allen Interessenten zur Verfügung. Gleichzeitig verfügen alle Vertinex-Programme über die Möglichkeit, bestimmte Bereiche der Betriebsakte nur definierten Fachabteilungen anzuzeigen. Somit bekommt jede Abteilung die für sie interessanten Informationen direkt und ohne Zusatzaufwand zur Verfügung gestellt.
Akteneinträge
In der Betriebsakte werden Betriebsbegehungen, ASA-Sitzungen und weitere Aktivitäten, die im Zusammenhang mit dem Betrieb stehen, als Betriebsakteneintrag dokumentiert. Dem Akteneintrag können externe Dokumente wie Sitzungsprotokolle beigelegt werden. Wichtige Kontrolltermine und Wiedervorlagen lassen sich selbstverständlich hinterlegen.
Terminplanung
Im integrierten Terminplaner können Betriebsbegehungen im Kalender geplant und eingetragen werden. Weitere Personen können zum Termin eingeladen werden.
Ist die Begehung oder sind andere Aktivitäten in bestimmten Intervallen zu wiederholen, können diese als Serientermine im Kalender angelegt werden.
Abrechnung
Sämtlichen Betriebsakteneinträgen kann eine entsprechende Leistungserfassung zugeteilt werden. So können Sie den vertraglich festgelegten Betreuungsaufwand mit Ihrem Kunden einfach abrechnen. Auch Anfahrtszeiten und Vorbereitungszeiten können in der Abrechnung berücksichtigt werden.
