Die 8 wichtigsten Fragen zur ePA, die Betriebsärzte 2026 beantworten müssen

Will Daniel · 18 Juli 2026

Die elektronische Patientenakte verändert 2026 die Arbeitsmedizin spürbar. Für Betriebsärzte und arbeitsmedizinische Dienste stellen sich dabei konkrete Fragen: Was darf in die ePA, wer hat Zugriff, und was bedeutet das für den Alltag im Betrieb? Die folgenden acht Fragen beantworten genau das.

Was die ePA 2026 für Betriebsärzte wirklich bedeutet

Die ePA ist eine digitale Sammlung von Patientendaten, die über die Telematikinfrastruktur (TI) der gematik bereitgestellt wird. Sie enthält Befunde, Diagnosen, Arztbriefe, Laborergebnisse, Medikationspläne, E-Rezepte, Röntgenbilder und den elektronischen Impfpass. Für Betriebsärzte ist die ePA kein abstraktes IT-Thema, sondern ein konkretes Werkzeug, das die Qualität der arbeitsmedizinischen Vorsorge verbessern kann. Gleichzeitig bringt sie neue Anforderungen an Datenschutz, Technik und Dokumentation mit sich.

1: Müssen Betriebsärzte die ePA aktiv befüllen?

Nein, Betriebsärzte sind nicht verpflichtet, die ePA aktiv zu befüllen. Die ePA wird von den gesetzlichen Krankenkassen bereitgestellt und primär durch Hausärzte, Fachärzte und Krankenhäuser mit Daten gespeist. Betriebsärzte können jedoch Einträge vornehmen, wenn der oder die Beschäftigte dies ausdrücklich wünscht und den Zugriff freigibt.

Wichtig ist die Unterscheidung: Betriebsärzte haben nach dem Patientendaten-Schutz-Gesetz (PDSG) die Möglichkeit, auf ePA-Daten zuzugreifen, wenn Patienten ihnen diesen Zugriff gewähren. Das ist keine Pflicht, aber eine Chance. Wer diese Möglichkeit nutzt, kann Vorsorgeuntersuchungen auf einer breiteren Informationsbasis durchführen.

Für arbeitsmedizinische Dienste bedeutet das: Die ePA ergänzt die eigene Dokumentation, ersetzt sie aber nicht. Die Vorsorgekartei nach ArbMedVV bleibt weiterhin eine eigenständige Pflicht des Arbeitgebers.

2: Welche Vorsorgedaten dürfen in die ePA?

Grundsätzlich können Betriebsärzte Informationen aus der arbeitsmedizinischen Vorsorge in die ePA eintragen, sofern der oder die Beschäftigte zustimmt. Dazu können Impfnachweise, relevante Befunde und Beratungsergebnisse gehören, die für die weitere medizinische Versorgung nützlich sind.

Was nicht in die ePA gehört, sind Angaben, die Rückschlüsse auf den Arbeitsplatz, die Gefährdungsbeurteilung oder die betriebliche Situation zulassen und die der ärztlichen Schweigepflicht unterliegen. Die ArbMedVV schreibt klar vor: Ergebnisse der arbeitsmedizinischen Vorsorge dürfen dem Arbeitgeber nicht mitgeteilt werden. Dieser Grundsatz gilt auch im Kontext der ePA.

Praktisch heißt das: Betriebsärzte müssen im Einzelfall abwägen, welche Informationen medizinisch sinnvoll und datenschutzrechtlich zulässig in die ePA eingetragen werden. Eine pauschale Übertragung aller Vorsorgedaten ist weder vorgesehen noch empfehlenswert.

3: Wie ist der Datenschutz bei der ePA geregelt?

Der Datenschutz ist das Fundament der ePA. Patienten behalten die volle Kontrolle: Sie entscheiden, welche Daten gespeichert oder gelöscht werden und wer Einsicht erhält. Kein Arzt und keine Institution kann ohne ausdrückliche Freigabe auf die ePA zugreifen.

Für Betriebsärzte bedeutet das: Zugriff ist nur möglich, wenn der oder die Beschäftigte diesen aktiv gewährt. Die ärztliche Schweigepflicht gilt selbstverständlich weiterhin und wird durch die ePA-Struktur nicht aufgehoben. Betriebsärzte dürfen Informationen aus der ePA nicht an den Arbeitgeber weitergeben.

Zusätzlich greift das Bundesdatenschutzgesetz. Wer als Betriebsarzt oder AMD auf ePA-Daten zugreift, muss sicherstellen, dass die eigenen IT-Systeme und Prozesse den geltenden Datenschutzanforderungen entsprechen. Das betrifft sowohl die technische Infrastruktur als auch interne Zugriffsregelungen.

4: Wer hat Zugriff auf betriebsärztliche Einträge?

Zugriff auf die ePA erhalten grundsätzlich Hausärzte, Fachärzte, Krankenhäuser und Apotheken, sofern der Patient dies freigibt. Betriebsärzte zählen zu den Fachärzten für Arbeitsmedizin sowie zu Ärzten mit der Zusatzbezeichnung Betriebsmedizin, die nach dem PDSG Zugriff erhalten können.

Wer konkret auf einen betriebsärztlichen Eintrag zugreifen kann, hängt davon ab, welche Freigaben der Patient erteilt hat. Patienten können den Zugriff auf bestimmte Dokumente oder bestimmte Zeiträume beschränken. Arbeitgeber haben keinen Zugriff auf die ePA, weder direkt noch indirekt über den Betriebsarzt.

Für AMDs ist das eine klare Linie: Betriebsärztliche Einträge in der ePA sind medizinische Daten unter ärztlicher Schweigepflicht. Der Arbeitgeber erfährt lediglich, dass eine Vorsorge stattgefunden hat, nicht deren Inhalt.

5: Was gilt bei überbetrieblichen Diensten und Mandanten?

Überbetriebliche arbeitsmedizinische Dienste betreuen viele Kundenunternehmen gleichzeitig. Das macht die Datentrennung zu einer zentralen Anforderung. In der ePA selbst ist die Trennung durch die patientenindividuelle Kontrolle gewährleistet: Jeder Patient entscheidet selbst, wem er Zugriff gibt.

Für die interne Verwaltung im AMD bleibt die Mandantentrennung jedoch eine eigene Aufgabe. Vorsorgedaten verschiedener Kundenunternehmen müssen in der eigenen Software klar getrennt geführt werden, unabhängig davon, ob die ePA genutzt wird oder nicht. Die ePA ersetzt die interne Dokumentationsstruktur nicht.

Praktisch bedeutet das: AMDs brauchen Softwarelösungen, die Mandanten sauber trennen und gleichzeitig ePA-kompatible Prozesse unterstützen. Wer hier auf veraltete oder unflexible Systeme setzt, riskiert Verwechslungen und Datenschutzverstöße.

6: Wie verändert die ePA die Anamnese im Betrieb?

Die ePA kann die Qualität der Arbeitsanamnese deutlich verbessern. Wenn ein Beschäftigter dem Betriebsarzt Zugriff auf seine ePA gewährt, stehen umfassendere Informationen zu Vorerkrankungen, Medikation und Impfstatus zur Verfügung. Das ist besonders bei der Durchführung von Schutzimpfungen nützlich: Betriebsärzte können direkt prüfen, ob bereits ein ausreichender Immunschutz besteht.

Die ArbMedVV schreibt vor, dass in die Arbeitsanamnese alle Arbeitsbedingungen und arbeitsbedingten Gefährdungen einfließen müssen. Die ePA liefert dazu ergänzende medizinische Hintergrundinformationen, die sonst mühsam erfragt werden müssten. Das spart Zeit und erhöht die Genauigkeit der Beurteilung.

Wichtig: Der Zugriff auf die ePA ersetzt das ärztliche Beratungsgespräch nicht. Die persönliche Anamnese bleibt Pflicht. Die ePA ist ein zusätzliches Informationsinstrument, kein Ersatz für das Gespräch mit dem Beschäftigten.

7: Welche technischen Voraussetzungen brauchen AMDs?

Um auf die ePA zugreifen zu können, benötigen Betriebsärzte und AMDs einen Anschluss an die Telematikinfrastruktur (TI). Das umfasst einen Konnektor, eine elektronische Gesundheitskarte (eGK) des Patienten zur Authentifizierung sowie einen Heilberufsausweis (HBA) des Arztes.

Für AMDs, die im Außendienst tätig sind, stellt das eine besondere Herausforderung dar. Nicht jeder Betriebsbesuch findet in einer vollständig vernetzten Umgebung statt. Softwarelösungen, die auch ohne aktive Internetverbindung funktionieren, sind hier besonders relevant, da sie die Dokumentation vor Ort ermöglichen und die Daten später synchronisieren.

Darüber hinaus müssen die eingesetzten Softwaresysteme ePA-kompatibel sein und die geltenden Datenschutzanforderungen erfüllen. Wer seine IT-Infrastruktur noch nicht auf die TI-Anbindung vorbereitet hat, sollte das 2026 priorisieren.

8: Wie bereiten sich Betriebsärzte jetzt vor?

Die Vorbereitung auf die ePA ist kein einmaliges Projekt, sondern ein laufender Prozess. Konkret empfehlen sich folgende Schritte:

TI-Anbindung prüfen: Ist der Anschluss an die Telematikinfrastruktur vorhanden oder geplant? Ohne TI-Zugang ist kein ePA-Zugriff möglich.
Software evaluieren: Unterstützt die eingesetzte Dokumentationssoftware die ePA-Integration? Kann sie mandantengetrennt und datenschutzkonform arbeiten?
Prozesse anpassen: Wie wird die Einwilligung der Beschäftigten zur ePA-Nutzung eingeholt und dokumentiert? Das braucht klare interne Abläufe.
Team schulen: Alle Mitarbeitenden im AMD sollten wissen, was die ePA ist, was sie darf und was nicht. Fehlinformationen führen zu Fehlern.
Datenschutzkonzept aktualisieren: Der Datenschutzbeauftragte sollte in die ePA-Einführung eingebunden sein, um rechtliche Risiken frühzeitig zu erkennen.

Wer diese Schritte strukturiert angeht, ist nicht nur rechtssicher aufgestellt, sondern kann die ePA auch als echten Mehrwert in der Patientenversorgung nutzen.

Jetzt handeln: ePA-Readiness als Wettbewerbsvorteil

AMDs, die die ePA früh in ihre Prozesse integrieren, arbeiten effizienter, dokumentieren genauer und bieten ihren Kundenunternehmen einen sichtbaren Mehrwert. Das ist kein Selbstzweck, sondern ein konkreter Vorteil im Wettbewerb um Kunden und Fachkräfte.

Wir bei Vertinex unterstützen arbeitsmedizinische Dienste dabei, ihre Dokumentations- und Verwaltungsprozesse so aufzustellen, dass sie mit den Anforderungen der ePA kompatibel sind. Das umfasst:

Rechtskonformes Dokumentieren von Vorsorgeuntersuchungen nach ArbMedVV mit Fabiola
Mandantengetrennte Datenverwaltung für überbetriebliche Dienste
Offline-Funktionalität für den Außendienst ohne Internetverbindung
Automatisierte Wiedervorlagen für Nachuntersuchungen
Gemeinsame Datenbasis, die Arbeitsmedizin und Arbeitssicherheit vernetzt

Wenn Sie wissen möchten, wie Ihre Software für die ePA-Anforderungen 2026 aufgestellt ist, stehen wir gerne für ein Beratungsgespräch zur Verfügung.