Dokumentenmanagement
Externe Dokumente ablegen und verwalten
Programmfunktion
Dokumentenmanagement
Externe Dokumente können in Vertinex Software abgelegt und verwaltet werden. Dabei kann jeder Dateityp, von Bildern bis hin zu Videos oder Dokumente abgelegt werden.
Die Dateien sind dem Ablageort direkt zugewiesen. Befinden Sie sich also beispielsweise in einem Probanden oder einer Gefährdungsbeurteilung, werden die externen Dokumente direkt diesem Probanden bzw. Gefährdung zugeordnet.
Gescannte Dokumente können direkt aus einem Scan-Verzeichnis mit einem Klick mit dem gewünschten Ablageort verknüpft werden. Das Scan-Verzeichnis wird bei diesem Vorgang automatisch gelöscht, sodass sensible Dokumente direkt in der geschützten Datenbank und nicht weiterhin zusätzlich im Scan-Verzeichnis abgelegt sind.
Dokumentenmanagement
Funktionen und Vorgehen
Dokumente verwalten
Jegliche Dokumententypen können in der Vertinex Software prozessbezogen abgelegt und verwaltet werden. Bilder zu Vorsorgeuntersuchungen oder Gefährdungsbeurteilungen können mit einer Vorschau direkt im System angesehen werden, ohne es mit dem Standardprogramm zu öffnen. Die Standardprogramme zum Öffnen der Dateien müssen auf dem Arbeitsplatz eingerichtet sein.
Dokumente können bei erteilter Berechtigung natürlich jederzeit gelöscht werden.
Scan-To-Folder
Benutzen Sie einen Scanner und legen viele Dateien in der Vertinex Software ab, empfiehlt es sich, das Scan-To-Folder Modul einzusetzen.
Dabei greift die Software direkt auf das Scan-Verzeichnis zu, speichert die dortigen Dateien im gewünschten Zielpfad ab und löscht unmittelbar danach die Dateien aus dem Scan-Verzeichnis. Damit sind die Dokumente mit einem Klick in die Software importiert und in der Datenbank prozessbezogen abgelegt.
