Was müssen Arbeitgeber über die ePA ihrer Mitarbeiter wissen?

Will Daniel · 21 Juni 2026

Als Arbeitgeber müssen Sie über die elektronische Patientenakte (ePA) Ihrer Mitarbeiter grundsätzlich eines wissen: Sie haben keinen Zugriff darauf. Die ePA ist ein persönliches Gesundheitsdokument, das ausschließlich dem Versicherten gehört. Seit Januar 2025 erhalten alle gesetzlich Krankenversicherten automatisch eine ePA, sofern sie nicht aktiv widersprechen. Die folgenden Abschnitte klären die wichtigsten Fragen, die sich für Arbeitgeber im Zusammenhang mit der ePA stellen.

Welche Daten enthält die ePA und wer hat Zugriff darauf?

Die ePA ist eine digitale Sammlung medizinischer Daten, die von den gesetzlichen Krankenkassen bereitgestellt wird. Sie kann Befunde, Diagnosen, Arztbriefe, Behandlungsberichte, E-Rezepte, Röntgenbilder, Medikationspläne, Laborergebnisse und den elektronischen Impfpass enthalten. Die technische Grundlage bildet die Telematikinfrastruktur (TI), die von der gematik betrieben wird.

Zugriff auf die ePA haben ausschließlich Personen, denen der Versicherte diesen Zugriff ausdrücklich gewährt. Dazu können Hausärzte, Fachärzte, Krankenhäuser und Apotheken gehören. Der Versicherte selbst entscheidet jederzeit, welche Daten gespeichert oder gelöscht werden und wer Einsicht erhält.

Die Einführung der ePA verlief schrittweise: Ab 2021 konnten gesetzlich Versicherte die Akte erstmals freiwillig nutzen, allerdings war die Verbreitung gering, weil sie aktiv beantragt werden musste. Mit dem Digital-Gesetz 2023 wurde das System auf ein Opt-out-Verfahren umgestellt. Seit dem 15. Januar 2025 erhalten alle gesetzlich Versicherten automatisch eine ePA, sofern sie nicht widersprechen. Seit dem 1. Oktober 2025 sind alle Leistungserbringer verpflichtet, die ePA im Behandlungsprozess einzusetzen und relevante Daten einzupflegen.

Dürfen Arbeitgeber Einblick in die ePA ihrer Mitarbeiter verlangen?

Nein, Arbeitgeber dürfen keinen Einblick in die ePA ihrer Mitarbeiter verlangen. Die ePA unterliegt dem Datenschutz und der ärztlichen Schweigepflicht. Ein Arbeitgeber hat weder ein gesetzliches Recht auf Zugriff noch darf er diesen als Bedingung für eine Einstellung oder Weiterbeschäftigung fordern.

Dieses Verbot ist kein bürokratisches Detail, sondern ein grundlegendes Prinzip des Beschäftigtendatenschutzes. Gesundheitsdaten gehören zu den besonders sensiblen personenbezogenen Daten und genießen nach der DSGVO besonderen Schutz. Eine Verarbeitung ist nur in eng definierten Ausnahmefällen zulässig, die für den typischen Arbeitgeberalltag nicht relevant sind.

Wichtig ist auch: Selbst wenn ein Mitarbeiter freiwillig anbietet, Einblick in seine ePA zu gewähren, sollten Arbeitgeber dies ablehnen. Die Entgegennahme solcher Daten kann rechtliche Risiken mit sich bringen, weil der Arbeitgeber dann in der Pflicht steht, diese Daten datenschutzkonform zu verarbeiten und zu schützen.

Was ist der Unterschied zwischen ePA und betriebsärztlicher Dokumentation?

Die ePA und die betriebsärztliche Dokumentation sind zwei vollständig getrennte Systeme mit unterschiedlichen Zwecken, Zugriffsrechten und rechtlichen Grundlagen. Die ePA ist ein persönliches Gesundheitsdokument des Versicherten, während die betriebsärztliche Dokumentation arbeitsmedizinische Vorsorgedaten enthält, die im Rahmen des Arbeitsverhältnisses entstehen.

Was gehört zur betriebsärztlichen Dokumentation?

Der Betriebsarzt dokumentiert Ergebnisse und Befunde arbeitsmedizinischer Vorsorgeuntersuchungen, erstellt Vorsorgebescheinigungen und führt eine Vorsorgekartei. Diese Kartei enthält laut ArbMedVV Angaben darüber, wann und aus welchem Anlass eine arbeitsmedizinische Vorsorge stattgefunden hat. Dem Arbeitgeber wird dabei nur mitgeteilt, ob und wann eine Vorsorge stattgefunden hat, nicht jedoch die medizinischen Inhalte oder Befunde.

Warum bleiben die Systeme getrennt?

Der Betriebsarzt unterliegt der ärztlichen Schweigepflicht. Medizinische Befunde aus der Vorsorgeuntersuchung darf er dem Arbeitgeber nicht mitteilen, es sei denn, der Beschäftigte stimmt ausdrücklich zu. Die ePA wiederum ist ein Instrument der kurativen Medizin, also der Behandlung von Krankheiten, und nicht der betrieblichen Gesundheitsvorsorge. Beide Systeme ergänzen sich aus medizinischer Sicht, sind aber rechtlich und organisatorisch strikt voneinander getrennt.

Welche Rolle spielt die ePA bei arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen?

Die ePA kann bei arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen eine unterstützende Rolle spielen, wenn der Beschäftigte dem Betriebsarzt freiwillig Zugriff gewährt. Das Patientendaten-Schutz-Gesetz (PDSG) ermöglicht es, dass Fachärzte für Arbeitsmedizin sowie Ärzte mit der Zusatzbezeichnung Betriebsmedizin Zugriff auf die ePA-Daten erhalten können.

Der praktische Nutzen liegt in einer verbesserten Einschätzung des Gesundheitszustands. Ein konkretes Beispiel: Bei der Durchführung von Schutzimpfungen im Rahmen der arbeitsmedizinischen Vorsorge stehen dem Betriebsarzt durch die ePA umfassendere Informationen zu potenziellen Risikofaktoren und bestehenden Impfungen zur Verfügung. Das kann Doppeluntersuchungen vermeiden und die Qualität der Vorsorge verbessern.

Für den Arbeitgeber ändert sich durch die ePA an seinen Pflichten nichts. Er muss weiterhin auf Grundlage der Gefährdungsbeurteilung für angemessene arbeitsmedizinische Vorsorge sorgen, einen qualifizierten Arzt beauftragen und eine Vorsorgekartei führen. Die ePA ist ein Werkzeug des Arztes und des Versicherten, nicht des Arbeitgebers.

Was sollten Arbeitgeber tun, wenn Mitarbeiter Fragen zur ePA stellen?

Arbeitgeber sollten Mitarbeitern klar kommunizieren, dass die ePA eine persönliche Angelegenheit ist und der Arbeitgeber keinen Zugriff hat und auch keinen beansprucht. Gleichzeitig ist es sinnvoll, auf die zuständigen Stellen zu verweisen, die kompetent Auskunft geben können.

Konkret empfehlen sich folgende Schritte:

Transparenz schaffen: Informieren Sie Mitarbeiter aktiv darüber, dass der Arbeitgeber keinen Zugriff auf die ePA hat und auch keinen anfordern wird.
An die Krankenkasse verweisen: Fragen zur ePA, zum Widerspruchsrecht und zur technischen Nutzung beantwortet die jeweilige gesetzliche Krankenkasse des Mitarbeiters.
Betriebsarzt einbinden: Fragen zur Nutzung der ePA im Kontext von Vorsorgeuntersuchungen beantwortet der Betriebsarzt. Er kann erklären, wie und wann ein freiwilliger Datenzugriff sinnvoll sein kann.
Datenschutzbeauftragten konsultieren: Wenn Unsicherheiten bestehen, wie mit ePA-Daten umzugehen ist, die Mitarbeiter möglicherweise freiwillig vorlegen, sollte der betriebliche Datenschutzbeauftragte einbezogen werden.
Keine Anreize setzen: Arbeitgeber sollten weder direkt noch indirekt dazu auffordern, ePA-Daten zu teilen, etwa durch Bonusprogramme oder Vergünstigungen, die an die Offenlegung von Gesundheitsdaten geknüpft sind.

Viele Versicherte wissen zudem nicht ausreichend über ihr Widerspruchsrecht im Rahmen des Opt-out-Systems Bescheid. Arbeitgeber können hier einen positiven Beitrag leisten, indem sie auf diese Möglichkeit hinweisen, ohne dabei Druck in eine bestimmte Richtung auszuüben.

Wie Vertinex bei ePA und Arbeitsmedizin unterstützt

Die Einführung der ePA verändert den Alltag arbeitsmedizinischer Dienste schrittweise. Wir bei Vertinex unterstützen arbeitsmedizinische Dienste dabei, ihre eigenen Dokumentations- und Verwaltungsprozesse rechtssicher und effizient zu gestalten, unabhängig davon, wie sich externe Systeme wie die ePA weiterentwickeln.

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Digitale Vorsorgekartei: Claudio ermöglicht die Erstellung und Verwaltung der digitalen Vorsorgekartei, die der Arbeitgeber gesetzlich führen muss, ohne dabei auf sensible medizinische Daten zuzugreifen.
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Automatisierte Wiedervorlagen: Nachuntersuchungstermine werden automatisch generiert, sodass keine Fristen übersehen werden.
Offline-Fähigkeit: Im Außendienst funktionieren unsere Lösungen auch ohne Internetverbindung, was für Betriebsärzte bei Arbeitsplatzbegehungen relevant ist.

Wenn Sie wissen möchten, wie unsere Lösungen konkret in Ihrem arbeitsmedizinischen Dienst eingesetzt werden können, freuen wir uns auf ein Beratungsgespräch.