Wie Ihnen sicher nicht entgangen ist, wird die E-Rechnung ab dem 01. Januar 2025 verpflichtend für alle B2B-Unternehmen. Den vielen Vorteilen, die solche Gesetztesänderungen mit sich bringen, stehen allerdings gerade in der Anfangsphase auch einige Herausforderungen, denen sich die Unternehmen stellen müssen.

Im nachstehenden Artikel erfahren Sie was die Umstellung auf die E-Rechnung für Sie bedeutet, welche Vorteile für Sie daraus entstehen und welche Fristen Sie zu beachten haben.

Wieso gibt es eine E-Rechnungspflicht?

Die Entscheidung zur umfassenden Einführung der E-Rechnung wurde von der deutschen Bundesregierung und der Europäische Union getroffen. Die Umsetzug der E-Rechnung ist Teil einer weitreichenden Digitalisierungsstrategie, die auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU fußt. Diese Richtlinie macht eine elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen verpflichtend.

In Deutschland wurde spätestens im März 2024 durch die Verabschiedung des Wachstumchancengesetztes die Pflicht für E-Rechnungen auf alle B2B Unternehmen ausgeweitet.

Unterschied zwischen PDF und E-Rechnung

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird in einem standardisierten Format (ZUGFeRD oder XRechnung) erstellt. Die Rechnung enthält maschinenlesbare Daten, welche eine automatisierten Verarbeitung durch Computersysteme ermöglichen.

Bei einer PDF-Rechnung wird lediglich eine Papierechnung digitalisiert, die per Mail verschickt werden kann. Allerdings muss diese Rechnung, aufgrund fehlender strukturierter Daten, immer manuell erfasst werden.

Unterschiedliche E-Rechnungsformate

• Ausschließlich strukturierte Daten (XML-Datensatz)
• Speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung entwickelt
• Verpflichtend für Rehnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland

• Hybrides Rechnungsformat, kombiniert PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten
• Rechnungen in für Menschen lesbarer und in maschinenlesbarer Form darstellbar

Fristen

• Ab 1. Januar 2025 wird der Empfang einer E-Rechnung für B2B verpflichtend (Ausnahme: Rechnungen unter 250€)
• Bis Ende 2026 dürfen Papier- oder PDF-Rechnungen verschickt werden, sofern der Empfänger zustimmt
• Bis Ende 2027 dürfen Papier- oder PDF-Rechnungen verschickt werden, sofern der Empfänger zustimmt UND der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers maximal 800.000 € beträgt
• Ab 2028 sind Empfang und Versand der E-Rechnung Pflicht

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1. Integration durch Lizenzerweiterung: Die E-Rechnung ist bereits in die Software integriert und kann über eine Lizenzerweiterung erworben werden.
2. Kostenersparnis: Reduzierte Kosten für Druck, Versand und Archivierung von Papierrechnungen.
3. Einfache Abwicklung: Schnellere Erstellung, Versendung und Bearbeitung von Rechnungnen führen zu einer beschleunigten Zahlungsabwicklung.
4. Fehlerreduktion: Die automatisierte Verarbeitung minimiert die Fehlerquote.
5. Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Rechnungsprozesse werden transparenter und besser nachzuverfolgen durch E-Rechnungen.
6. Umweltfreundlichkeit: Reduziert durch den verringerten Papierverbrauch Ihren ökologischen Fußabdruck.
7. Rechtssicherheit: Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften durch standardisierte Formate und einer sicheren Archivierung.

Bei möglichen Rückfragen melden Sie sich gerne bei und unter sales@vertinex.de oder +49 (0)69 33 99 86 0

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